Πίνακας Περιεχομένων
Αν και οι καιροί είναι αβέβαιοι, ωστόσο η διοργάνωση μουσικών φεστιβάλ συνεχίζει να κατέχει περίοπτη θέση στον κλάδο των διοργανώσεων. Τα μουσικά φεστιβάλ έχουν αναδειχθεί σε μεγάλα εγχειρήματα και ταυτόχρονα καταλύτες πολιτιστικής κινητικότητας και ανταλλαγών τα τελευταία χρόνια, με 32 εκατομμύρια επισκέπτες ετησίως μόνο στις Ηνωμένες Πολιτείες. Όλο και περισσότερες εταιρείες καταφεύγουν, μάλιστα, στη διοργάνωση φεστιβάλ, ως έναν δημιουργικό τρόπο προβολής τους αλλά και προσφοράς μιας μοναδικής εμπειρίας στο κοινό-στόχο τους.
Αν όνειρο σας είναι η διοργάνωση ενός μουσικού φεστιβάλ, έστω μικρής κλίμακας, που όμως θα αγαπηθεί σε τεράστια… κλίμακα από τον κόσμο, δεν έχετε παρά να διαβάσετε τις προϋποθέσεις σχεδιασμού και διοργάνωσης ενός επιτυχημένου φεστιβάλ.
Προϋπόθεση 1η: Ποιά είναι η ταυτότητα του φεστιβάλ που θέλετε να διοργανώσετε;
Το φεστιβάλ σας χρειάζεται να έχει μία συγκροτημένη και αναγνωρίσιμη ταυτότητα ή φυσιογνωμία, προκειμένου να προσελκύσει ένα συγκεκριμένο κοινό. Όσο πιο συγκεκριμένος και προκαθορισμένος από εσάς είναι ο προσανατολισμός του φεστιβάλ, τόσο πιο εύκολα θα αναγνωριστεί αντίστοιχα από το κοινό-στόχο και θα καθιερωθεί, σταδιακά, στη συνείδηση των φεστιβαλιστών.
Αν δυσκολεύεστε να κατασταλάξετε ως προς την ταυτότητα του φεστιβάλ, δεν έχετε παρά να φέρετε στο μυαλό σας, τα τρία κορυφαία, κατά την άποψή σας, μουσικά φεστιβάλ. Ακόμη και εάν αυτά ανήκουν στο παρελθόν, η σκέψη σας «προδίδει» ποια είναι εκείνα τα στοιχεία που αγαπάτε σε αυτά τα φεστιβάλ και θέλετε, πιθανώς, να τα συμπεριλάβετε στον δικό σας σχεδιασμό.
Επίσης, καλό είναι να γνωρίζετε και ποια είναι εκείνα τα στοιχεία που δεν προτιμάτε και θέλετε να αποφύγετε. Όταν ο επισκέπτης αυτής της ιδανικής φεστιβαλικής σας διοργάνωσης επιστρέφει σπίτι του, τι είναι εκείνο που εσείς θα θέλατε να παίρνει μαζί του, να κρατά στη μνήμη του και να μοιράζεται με τους δικούς του φίλους;
Ουσιαστικά πρόκειται για το μέγα ερώτημα: Τι είδους ανάμνηση θα θέλατε το ιδανικό κοινό σας να έχει αλληλεπιδρώντας με την μάρκα / επωνυμία σας (ή τους χορηγούς της διοργάνωσής σας); Ερώτημα στο οποίο δώσαμε απάντηση στο άρθρο μας “Brand Activation: Ενεργοποιώντας την πρόταση αξίας της μάρκας σας“. Περισσότερες πληροφορίες για την σπουδαιότητα της ενεργοποίηση του συναισθήματος ταύτισης του κοινού που στοχεύουμε, ιδίως όταν προσπαθούμε να δημιουργήσουμε όμορφες αναμνήσεις που αντέχουν στο χρόνο, δείτε εδώ.
Τέλος, βρείτε το κενό στην αγορά. Υπάρχουν, άραγε, όλα τα είδη φεστιβάλ που θα θέλατε να συμμετάσχετε; Αυτό που λείπει για εσάς, σίγουρα θα λείπει και για άλλους. Οι πιο ασυνήθιστες και εξειδικευμένες εκδηλώσεις συχνά συνδυάζουν δύο δημοφιλείς δραστηριότητες ή θέματα. Για παράδειγμα, υπάρχουν πολλά φεστιβάλ μπύρας και αμέτρητες (εποχιακές) εκδηλώσεις. Το Beer Festival της Θεσσαλονίκης συνδυάζει και τα δύο για να δημιουργήσει κάτι μοναδικό που ξεχωρίζει στην αγορά.
Προϋπόθεση 2η: Κατανοώντας τους περιορισμούς του προϋπολογισμού
Υπάρχουν εναλλακτικές επιλογές για κάθε προϋπολογισμό. Αρκεί να γνωρίζετε πολύ καλά ποιος είναι αυτός ο προϋπολογισμός, ποιες οι δυνατότητές του και ποιοι οι περιορισμοί του. Ακολουθούν 3 έξυπνες ιδέες που θα σας βοηθήσουν να εξοικονομήσετε χρήματα χωρίς να θυσιάσετε την ποιότητα του φεστιβάλ σας.
Α) Αν, λοιπόν, το μπάτζετ σας είναι πιο περιοριστικό, μπορείτε, για παράδειγμα, να επιλέξετε μονοήμερες εκδηλώσεις αντί για ολόκληρα φεστιβαλικά Σαββατοκύριακα.
Β) Μια ακόμη ενδιαφέρουσα ιδέα είναι να στραφείτε σε ανερχόμενους καλλιτέχνες, που, όμως, έχουν δυναμική στο κοινό σας. Ιδίως αν στοχεύετε σε ένα νεανικό κοινό, μία σωστή και σε βάθος έρευνα μπορεί να σας αποκαλύψει πολλά ονόματα που αν και δεν έχουν ακόμη αποκτήσει το κασέ των πιο φτασμένων καλλιτεχνών, έχουν τον δυναμισμό και την ενέργεια που τόσο αγαπούν οι νέοι.
Γ) Εξοικονομήστε δαπάνες μάρκετινγκ με στρατηγικές δοκιμές διαφημίσεων και δημιουργία διαδικτυακής κοινότητας αντί για έντυπο υλικό ή τακτικές πρεσβευτών μάρκας. Και εδώ αν το κοινό-στόχο σας είναι κυρίως νεανικό, η δημιουργία μιας διαδικτυακής κοινότητας ως μέσο προώθησης του φεστιβάλ μπορεί να αποδειχθεί πολύ πιο αποτελεσματικό σε σχέση με πιο συμβατικές μορφές διαφήμισης.
Δ) Εξετάστε καθημερινές ημερομηνίες ή ακόμη και αμέσως μετά από μια αργία για πιο οικονομικές προσφορές στους χώρους διεξαγωγής.
Ε) Ως προς το catering, επιλέξτε finger foods ή ακόμη σουβλάκια ή μπουκιές ορεκτικών αντί για πλήρη γεύματα και στηρίξτε την τοπική αγορά, που συνήθως είναι πιο οικονομική.
Προϋπόθεση 3η: Καταρτίστε το χρονοδιάγραμμα
Ξεκινήστε τον προγραμματισμό και σχεδιασμό της διοργάνωσης τουλάχιστον έξι μήνες πριν τη διεξαγωγή του. Προσχωρήστε σε συνεννοήσεις και διαπραγματεύσεις με τους μουσικούς και τους άλλους καλλιτέχνες τρεις μήνες πριν τη μεγάλη ημερομηνία. Τακτοποιήστε όλα τα πρακτικά ζητήματα της διοργάνωσης, όπως τροφοδοσίες, άδειες και επιπλέον δραστηριότητες έναν έως τρεις μήνες πριν την προκαθορισμένη ημερομηνία. Ερευνήστε τις απαιτήσεις αδειών της πόλης, καθώς ενδέχεται να υπάρχουν περισσότερες από μία για την τοποθεσία σας. Ρωτήστε τον αιθουσάρχη σας αν η αίθουσα είναι χωροθετημένη για ψυχαγωγία, βιομηχανία ή λιανικό εμπόριο, καθώς αυτό θα κάνει τη διαφορά στην επιλογή της άδειάς σας. Συμβουλευτείτε πάντα έναν δικηγόρο πριν από την τελική συμφωνία.
Προϋπόθεση 4η: Προσδιορίστε το κοινό σας με τη μεγαλύτερη δυνατή ακρίβεια
Αν το φεστιβάλ που σχεδιάζετε αποτελεί διοργάνωση ή προωθητική ενέργεια μεγάλης εμπορικής εταιρείας, ζητήστε από τους πελάτες σας όσο το δυνατόν πιο πλήρη δημογραφικά στοιχεία σε σχέση το στοχευμένο κοινό τους και ζητήστε την άποψή τους αναφορικά με το ποιο κοινό αναμένουν να παρακολουθήσει το φεστιβάλ. Αξιολογήστε το προφίλ των υπαρχόντων ακολούθων της διοργανώτριας εταιρείας στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης για να δημιουργήσετε μια στοχευμένη προσωπικότητα για το φεστιβάλ σας. Χτίστε την ατζέντα σας γύρω από τους μεγαλύτερους υποστηρικτές της εταιρείας για να εξασφαλίσετε υψηλή συμμετοχή στο υπάρχον δίκτυό της.
Το εξαιρετικά επιτυχημένο Rockwave Festival αποτελεί, ίσως το απόλυτο φεστιβαλικό success story για τα ελληνικά δεδομένα. Από το 1996, όταν διοργανώθηκε το πρώτο Rockwave Festival, επρόκειτο για μία διοργάνωση που γνώριζε πάρα πολύ καλά το κοινό-στόχο της και τελικά κατάφερε να εδραιωθεί στη συνείδηση ολων των μουσικόφιλων της χώρας σε χρόνο ρεκόρ.
Προϋπόθεση 5η: Δημιουργήστε ένα σχέδιο προώθησης
Δώστε προτεραιότητα στο ψηφιακό μάρκετινγκ έναντι του συμβατικού μάρκετινγκ, καθώς είναι πιο αποδοτικό από άποψη κόστους, μετριέται ευκολότερα και επιτρέπει πειραματισμούς χάρη στην ανατροφοδότηση σε πραγματικό χρόνο. Στη συνέχεια, προσαρμόστε τη στρατηγική προσέγγισής σας ώστε να περιλαμβάνει διαδικτυακές κοινότητες, όπου οι καλλιτέχνες και τα συγκροτήματα που θα συμμετάσχουν στο φεστιβάλ, είναι ιδιαίτερα ενεργά.
Συνεργαστείτε με δημιουργούς περιεχομένου και φορείς επιρροής για να διευρύνετε την εμβέλειά σας και δημιουργήστε χρήσιμο ψηφιακό περιεχόμενο γύρω από το φεστιβάλ σας, το οποίο συμβάλλει στο να επαυξήσετε αρχικά την διαδικτυακή επισκεψιμότητα και στην συνέχεια την τελική συμμετοχή στο φεστιβάλ. Θα μπορούσατε, επίσης, να αναζητήσετε την σύναψη μια αμοιβαίας επωφελούς συνεργασίας μάρκετινγκ με μια άλλη εταιρεία ή χορηγό, συνεργαζόμενοι στο πλαίσιο διεξαγωγής μια κοινής κοινωνικής καμπάνιας για την προώθηση του φεστιβάλ σας. Σε αντάλλαγμα, θα μπορούσατε να προσφέρετε στον χορηγό σας έναν πάγκο ή περίπτερο στο φεστιβάλ σας σε μειωμένη τιμή.
Η συνεργασία μεταξύ της Carlsberg και του Leeds Fest είναι ένα εξαιρετικό παράδειγμα – το 2019, η μάρκα μπύρας προώθησε το φεστιβάλ στον ιστότοπό της και το φεστιβάλ προώθησε την Carlsberg.
Προϋπόθεση 6η: Βρείτε τον ιδανικό χώρο διεξαγωγής του φεστιβάλ
Είναι περιττό να τονίσουμε την σπουδαιότητα της επιλογής της κατάλληλης αίθουσας για την διοργάνωση του μουσικού φεστιβάλ. Η αίθουσα δεν είναι απλά ένας «καμβάς», πάνω στον οποίον θα ‘σχεδιάσετε’ το φεστιβάλ των ονείρων σας, αλλά ένα βασικό συστατικό στοιχείο της ταυτότητας της διοργάνωσής σας, με ουσιαστική συμβολή στην επιτυχία ή και ενδεχομένως την αποτυχία του. Από την προσβασιμότητα μέχρι τόσα άλλα πρακτικά ζητήματα που χρήζουν άμεσης αλλά προσεκτικής διευθέτησης, η επιλογή του χώρου μπορεί να προβάλλει εμπόδια ή αντιθέτως να αποβεί καταλυτική για την επιτυχία της διοργάνωσης.
Η συνεισφορά της StageYourIdea στο σχεδιασμό της διοργάνωσής σας
Σε αυτό το σημείο, η χρήση της πλατφόρμας StageYourIdea, έχει το συγκριτικό πλεονέκτημα, καθώς σας επιτρέπει την γρήγορη και αποτελεσματική αναζήτηση επιλογών σε αίθουσες της Θεσσαλονίκης. Επιπλέον, εισαγάγει νέους εναλλακτικούς τύπους μισθώσεων.
Μπορείτε να μάθετε περισσότερα εδώ για τις εναλλακτικές αυτές. Ως διοργανωτής / διοργανώτρια μουσικού φεστιβάλ θα επωφεληθείτε από την χρέωση της “Συνολικής Ελάχιστης Κατανάλωσης” αρκεί να υπολογίσετε την προσδοκώμενη προσέλευση σε αριθμό ατόμων και αν θα καλυφθεί το αναγραφόμενο ποσό σε κατανάλωση φαγητού ή / και ποτού από τους επισκέπτες σας.. ώστε η μίσθωση της αίθουσας να καταστεί δωρεάν για εσάς (!). Για να φιλτράρετε τις αίθουσες με βάση αυτόν τον τύπο χρέωσης δεν έχετε παρά να ορίσετε την επιθυμητή ημέρα / ώρα και να αναζητήσετε αίθουσες με το φίλτρο (Φίλτρα) “Ο Χώρος παρέχει φαγητά / ποτά” επιλεγμένο. Τα αιτήματα που στέλνετε είναι δωρεάν!