ζεστοί χώροι διοργανώσεων – StageYourIdea Blog https://blog.stageyouridea.com Το επίσημο blog της StageYourIdea Mon, 10 Apr 2023 08:08:15 +0000 el hourly 1 https://wordpress.org/?v=7.0.4 https://blog.stageyouridea.com/wp-content/uploads/2022/08/Favicon-1-150x150.png ζεστοί χώροι διοργανώσεων – StageYourIdea Blog https://blog.stageyouridea.com 32 32 3 μυστικά για τις εκτός γραφείου συναντήσεις https://blog.stageyouridea.com/mistika-gia-ektos-grafeiou-synantiseis/ Wed, 05 Oct 2022 19:51:13 +0000 https://blog.stageyouridea.com/?p=492

Πίνακας Περιεχομένου

Στη μετά-covid εποχή των προκλήσεων, εταιρικών και άλλων, οι εκτός γραφείου συναντήσεις προσφέρονται στους απανταχού CEO και διαχειριστές προσωπικού (HR managers) ως μία λύση προκειμένου να διατηρούν την παραγωγικότητα της ομάδας τους σε υψηλά επίπεδα, με στόχο την διατήρηση καλής ψυχολογίας.

Σύμφωνα με έρευνα του Αμερικάνικου κολοσσού ονόματι Salesforce οι τυπικές συναντήσεις εντός του εργασιακού περιβάλλοντος ή ακόμα και μέσω βίντεο (π.χ. zoom / google meet) έχει αρνητικό αντίκτυπο στην παραγωγικότητα και την αποτελεσματικότητα των αποφάσεων που λαμβάνονται κατά τη διάρκεια αυτών των συνεδριών.

Εταιρίες που υιοθετούν το μοντέλο συναντήσεων εκτός (του) γραφείου, το οποίο αποδεικνύεται ως μία από τις πιο δημοφιλείς “επενδύσεις” στη διασύνδεση των εργαζομένων, επιτυχγάνουν (σύμφωνα με την ίδια έρευνα) την προσήλωση των ομάδων τους προς την επίτευξη των εκάστοτε στόχων που τίθενται εν μέσω της συνάντησης.

Τι προσφέρουν πιο συγκεκριμένα στους εργαζόμενους και στην εταιρία οι εκτός γραφείου συναντήσεις; Πόσο σημαντική είναι η επιλογή του κατάλληλου χώρου για τις συναντήσεις της ομάδας σας; Ποια στοιχεία εγγυώνται την επιτυχία της ενδοεταιρικής, αυτής, διοργάνωσης;

1. Οφέλη στην ψυχολογία, θεραπεία για την παραγωγικότητα

Συνεργάτες σε κατάσταση ευδαιμονίας κατά τη διάρκεια μιας εκτός γραφείου συνάντησης

Όλο και περισσότερες εταιρίες επιλέγουν την λύση μίας συνάντησης εκτός γραφείου για την παρουσίαση ενός πρότζεκτ ή την διαπραγμάτευση ενός συγκεκριμένου εταιρικού προβλήματος. Η ψυχολογία των εργαζομένων και οι καλές σχέσεις μεταξύ τους συνδέονται στενά με την παραγωγικότητά τους με πολλούς τρόπους.

  • Διάλειμμα από την καθημερινή ρουτίνα – άντληση έμπνευσης

Η αλλαγή σκηνικού, η μεταφορά της εταιρικής δράσης σε ένα διαφορετικό χώρο συχνά αρκεί για να «ξεκουράσει» ψυχολογικά, να προσφέρει διαφορετικά ερεθίσματα, να προκαλέσει διαφορετικούς συνειρμούς και να συμβάλλει σημαντικά στο brainstorming – καταιγισμό ιδεών.

  • Ενδυνάμωση κοινωνικών δεσμών συνεργασίας

Η αποξένωση – ιδίως μετά την επιδημία του covid – και η κοινωνική απομόνωση έφτασε στο απόγειό της. Μεταφέροντας αυτήν την αλήθεια στον εργασιακό χώρο, παρατηρούμε επαγγελματίες που διστάζουν περισότερο στην καθημερινή συναναστροφή και συνεργασία. Η συνεργασία αποτελεί βασικό κλειδί στην ομαδική δουλειά και το ομαδικό πνεύμα αυξάνει αξιοσημείωτα την παραγωγικότητα. Οι συναντήσεις εκτός γραφείου έχουν ένα «πιο ανθρώπινο» προφίλ, ενισχύουν τις σχέσεις ανάμεσα στους συνεργάτες και εν τέλει επαυξάνουν το αίσθημα του ανήκειν στην ομάδα.

Το εργασιακό περιβάλλον προκαλεί άγχος
Συναντήσεις εντός του εργασιακού περιβάλλοντος εκλαμβάνονται ως κομμάτι της ίδιας της εργασίας

  • Αποσοβούνται κρίσεις αλληλοκατανόησης

Οι ενδεχομένως αρνητικές σχέσεις των εργαζόμενων επηρεάζουν τη δυναμικότητα της συνεργασίας. Όταν τις προλαβαίνουμε, ενισχύεται η επικοινωνία μεταξύ των μελών, το συνεργατικό κλίμα και αποφεύγονται ή εξομαλύνονται εύκολα όποιες ενδεχόμενες παρεξηγήσεις.

  • Λύεται το δημιουργικό αδιέξοδο

Ειδικά σε επιχειρηματικές δραστηριότητες, όπου η δημιουργικότητα ή η κοινωνική συνεύρεση και επικοινωνία παίζουν σημαντικό ρόλο, το αδιέξοδο και το μπλοκάρισμα είναι ο μεγάλος εχθρός. Με τις συναντήσεις εκτός γραφείου, στρέφεις την οπτική σε άλλο σημείο, επαναπροσεγγίζεις μια κρίση από διαφορετική αφετηρία, παρουσιάζεις ένα πρότζεκτ σε διαφορετικό περιβάλλον. Οι εργαζόμενοι χαλαρώνουν και συμμετέχουν πιο ενεργά με ιδέες στη συζήτηση, είναι πιο πρόθυμοι να δοκιμάσουν νέα σχέδια, να προτείνουν ιδέες και τελικά να καταλήξουν σε συμφωνία. 

2. Συντελεστής επιτυχίας η εύρεση της ιδανικής αίθουσας για τις συναντήσεις εκτός γραφείου

Καθιστικός χώρος με πολυθρόνες για συναντήσεις εκτός γραφείου

Διοργάνωση Συνάντησης Εκτός Γραφείου στην αίθουσα "Ατμοσφαιρικό Σαλονάκι με Αντικέ Έπιπλα"

Η ανεύρεση του ιδανικού χώρου για team off sites είναι το πρώτο και το σημαντικότερο βήμα προς μια απολύτως επιτυχημένη συνάντηση εκτός γραφείου. Αν ο χώρος δεν είναι ο σωστός, όλα τα οφέλη εκμηδενίζονται, οι εργαζόμενοι κουράζονται και η δημιουργικότητα χάνεται. Ο χώρος διοργάνωσης έχει το ρόλο της κοιτίδας έμπνευσης, τη δική του παρουσία και αύρα που συμβάλλει ενεργά στην επιτυχία της εταιρικής πρωτοβουλίας.

Το ερώτημα που τίθεται λοιπόν είναι αν ο χώρος που θα επιλεγεί εκφράζει την ομάδα ως προς το αντικείμενο της εταιρίας ή του πρότζεκτ πάνω στο οποίο (συν-)εργάζονται.

Εδώ επισέρχεται ο ρόλος της StageYourIdea πλατφόρμας, ο οποίος καθιστά ορατή τη διάθεση ιδιαίτερων χώρων διοργανώσεων (αίθουσες) της Θεσσαλονίκης για τις εκτός γραφείου συναντήσεις, ανάμεσα σε άλλες δραστηριότητες (π.χ. εταιρικά πάρτυ, διαφημιστικές παραγωγές).

Ταυτόχρονα ο ρόλος της επεκτείνεται με την συνδρομή των εργαλείων που προσφέρονται στους διοργανωτές καθώς στόχος είναι μια ταιριαστή σύνδεση των ομάδων σας με τις αίθουσες που αντιπροσωπεύουν τον εταιρικό σας χαρακτήρα, τις αξίες της μάρκας / επωνυμίας σας, με τις οποίες θα επιθυμούσατε την συσχέτισή τους.

Πιστεύουμε πως όταν οι άνθρωποι κοινωνικοποιούνται σε χώρους που αισθάνονται οικείους, τότε ενισχύεται η αυτοέκφρασή τους. Διότι οι χώροι λειτουργούν ως σύμβολα που επικοινωνούν τις αξίες μας.

Ποια αίθουσα λοιπόν αντανακλά τις αξίες της μάρκας ή του προϊόντος σας; Σε ποιο κοινό απευθύνεστε; Για ποιους ανθρώπους εργάζονται οι άνθρωποι σας; Ποιο είναι το συμμετοχικό σας όραμα; Ο αντίκτυπος της εργασίας τους στη ζωή του συνόλου;

Συνδέστε τους εργαζομένους με το αντικείμενο που πραγματεύεται η συνάντηση με αλληγορικό τρόπο – την προβολή της αισθητικής ταυτότητας της μάρκας.

Δημιουργήστε μια αλλησμόνητη εμπειρία συσχετισμού και τονώστε τις σχέσεις των μελών που απαρτίζουν την ομάδα. Εμπνεύστε ή εμπνευστείτε δίνοντας τους την ευκαιρία να αισθανούν συμμέτοχοι της πρωτοβουλίας διοργάνωσης μιας συνάντησης εκτός γραφείου. Διαβάστε παρακάτω πως μπορείτε να αναβαθμίσετε τον ρόλο της ομάδας σας μέσω αξιοποίησης των εργαλείων συμμετοχικότητας που σας παρέχει η StageYourIdea πλατφόρμα.

Γραφική αναπαράσταση λειτουργίας Συνεργασίας για την επιλογή Αίθουσας για συνάντηση εκτός γραφείου
Γραφική Αναπαράσταση της Σελίδας Συλλογών (ο βαθμός σας δεν είναι ορατός στους συνεργάτες)

Στη StageYourIdea πλατφόρμα μπορείτε να προσκαλέσετε γνωστούς τους οποίους επονομάζουμε ως ‘Συνεργάτες’ αφού αποκτούν συμμετοχικό ρόλο αξιολογώντας τις αποθηκευμένες (βλ. καρδούλα) επιλογές σας προκειμένου να σας βοηθήσουν να κατασταλλάξετε στον τελικό παραλήπτη του αιτήματος κράτησής σας.

Θέστε λόγου χάριν το ερώτημα (στο μήνυμα πρόσκλησης) των συνεργατών σας: “Ποια είναι η αίθουσα που αντιπροσωπεύει για τους ίδιους τις αξίες της μάρκας ή της ομάδας;” και αναγάγετε την επιλογή σας σε ομαδική ψηφοφορία! Το αίτημα κράτησης είναι δωρεάν και η σύνδεση γίνεται απευθείας με τον Αιθουσάρχη.

3. Τα must της ιδανικής αίθουσας για τις συναντήσεις εκτός γραφείου:

Αίθουσα έμνευσης για διοργάνωση θεραπευτικής συνεδρίας
Διοργάνωση Συνάντησης Εκτός Γραφείου στην "Ολοφώτεινη Αίθουσα με Νότες Νοσταλγίας"

  • Η αισθητική της αίθουσας που θα μας φιλοξενήσει

Η αισθητική της αίθουσας, το περιβάλλον στο οποίο βρισκόμαστε, είτε ασυνείδητα είτε ακόμη και συνειδητά επηρεάζει την ψυχολογία μας αλλά και την προδιάθεσή μας να χαλαρώσουμε ή να γίνουμε πιο εξωστρεφείς. Η παραγωγικότητα κορυφώνεται όταν φτάνουμε στην ιδανική αναλογία ανάμεσα στην χαλάρωση των στρεσογόνων συνθηκών και την παροχή επαρκών ερεθισμάτων ώστε να βρισκόμαστε σε εγρήγορση.

Όπως προείπαμε, ο χώρος διοργάνωσης, με την αισθητική του, είναι ένας ακόμη «συνομιλητής» της συνάντησης, μια παρουσία που «συνομιλεί» οπτικά και αισθητηριακά με τους εργαζόμενους. Δε θέλουμε, λοιπόν, μια αίθουσα που να είναι «λιγότερο» ή απλά διαφορετική από την αισθητική της εταιρίας μας. Αν συμβεί κάτι τέτοιο, δείχνουμε στους εργαζόμενους ή συνεργάτες μας ότι δεν δίνουμε επαρκή σημασία στην ταυτότητα και την αισθητική σφαργίδα της εταιρίας μας, ότι αδιαφορούμε για την εικόνα της. Πώς, λοιπόν, μετά θα μπορέσουμε να ζητήσουμε από εκείνους να την σέβονται;

Αίθουσα για εργαστήρια τύπου workshops
Διοργάνωση Συνάντησης Εκτός Γραφείου στην "Αίθουσα για Meet-ups, Meetings και Workshops"

  • Ζεστή αλλά ουδέτερη αίθουσα

Η αίθουσα που θα φιλοξενήσει την συνάντηση πρέπει να παράσχει την απαραίτητη άνεση και αίσθηση ζεστασιάς για να πετύχει την χαλάρωση στην οποία στοχεύουμε. Όμως, δεν θέλουμε την αίθουσα τελικά να γίνεται απαραίτητα ο πρωταγωνιστής της συνάντησης, να «κλέβει» δηλαδή την προσοχή των συνεργατών μας, να «επιβάλλεται» στη συζήτηση. Χρειαζόμαστε ησυχία και έναν ουδέτερο τόνο, μία ήρεμη αισθητική που δίνει την αίσθηση της ισορροπίας ανάμεσα στο επαγγελματικό και το οικείο. 

Δε θέλουμε να ακυρώσουμε την ταυτότητα των επαγγελματικών συσκέψεων, να λησμονήσουμε τους στόχους της συνάντησης, να παραμελήσουμε τα καθήκοντά μας ως προς την επιχειρηματική στρατηγική που μας έφεραν εξαρχής σε αυτόν. Το ζητούμενο δεν είναι να αποκτήσουμε φίλους και να αφήσουμε τον επαγγελματισμό μας πίσω.

Το ζητούμενο είναι η αισθητική να καλλιεργήσει αισθήματα φιλικότητας – συμβίωσης και επαύξησης του συνεργατικού πνεύματος ώστε να εξυπηρετήσει τους επαγγελματικούς μας στόχους.

  • Προσβασιμότητα

Η αίθουσα καλό είναι να βρίσκεται είτε κοντά στο χώρο εργασίας είτε σε ένα σημείο της πόλης εύκολα προσβάσιμο από όλους (π.χ. τσεκάρισμα φίλτρου ‘Κοντινή Στάση Λεωφορείου’). Δεν θέλουμε να προβάλλουμε εμπόδια σε ορισμένους, που πιθανώς θα αισθανθούν αποκλεισμένοι ή απλά σε μειονεκτική θέση. Η παγκόσμια αλήθεια ότι ο χρόνος είναι χρήμα συνεχίζει να ισχύει – οι ώρες εκτός γραφείου πρέπει να αξιοποιούνται και συνεπώς παίρνουμε τα απαραίτητα μέτρα, έτσι ώστε να μην σπαταλιούνται πολύτιμα λεπτά στην κίνηση στους δρόμους ή στην προσπάθεια να βρεθεί παρκάρισμα.

  • Τεχνικές ευκολίες

Πρακτικά ζητήματα ως προς τις παροχές της αίθουσας πρέπει να συζητηθούν προσεκτικά εκ των προτέρων. Κάποια τέτοια ζητήματα, τα οποία αποτελούν αντίστοιχα φίλτρα αναζήτησης στην StageYourIdea πλατφόρμα, είναι τα εξής:

  1. Ύπαρξη υποδομής WIFI
  2. Ενδεχόμενη ύπαρξη προτζέκτορα, αν κάτι τέτοιο κρίνεται απαραίτητο για την υποστήριξη της συγκεκριμένης συνάντησης με την παρουσίαση οπτικού υλικού, pοwer point παρουσίασης κ.ο.κ. 
  3. Παροχή μικροφώνου, που θα βοηθούσε, αν οι συμμετέχοντες είναι πολλοί
  4. Διάταξη των καθήμενων και ευελιξία της αίθουσας ως προς πιθανή αναπροσαρμογή
  5. Κανόνες που θα διέπουν τη μίσθωση. Παραδείγματος χάριν επιτρεπτή ένταση μουσικής, αλλαγές στη διακόσμηση κλπ

  • Μην ξεχάσετε

  1. Να πραγματοποιήστε όσες δωρεάν εικονικές επισκέψεις θέλετε προκειμένου να αντιληφθείτε το είδος του κοινού στο οποίο απευθύνεται η αισθητική της εκάστοτε αίθουσας, από την άνεση του γραφείου σας.
  2. Ότι το δωρεάν αίτημα που στέλνετε στον Αιθουσάρχη μπορεί να αφορά πρόθεση μίσθωσης είτε ως ‘Ολόκληρη Αίθουσα’ (ιδιωτική κράτηση), αν δεν επιθυμείτε τη συνύπαρξη με άλλους, είτε ως ‘Τμήμα Αίθουσας’ (μη ιδιωτική κράτηση) καταλαμβάνοντας έναν υπο-χώρο συνήθως σε πιο φθηνή τιμή.
Αίθουσες για Εκτός Γραφείου Συναντήσεις
]]>