Η επιλογή χώρου για εταιρική εκδήλωση είναι πολύ περισσότερα από μια απόφαση σχετικά με το πού θα πραγματοποιηθεί ένα event. Ο χώρος επηρεάζει την αρχική εντύπωση, τον τρόπο με τον οποίο κινούνται και αλληλεπιδρούν οι καλεσμένοι σας, τη δυναμική του σχεδιασμού, το περιεχόμενο που μπορεί να παρουσιαστεί, αλλά και το πώς τελικά θα βιωθεί το brand από το κοινό σας.

Αυτό γίνεται ακόμη πιο σημαντικό σε μια εποχή όπου οι εταιρικές εκδηλώσεις δεν περιορίζονται πλέον σε μια παρουσίαση, ένα cocktail εβεντ ή ένα ιδιωτικό δείπνο. Μια εκδήλωση εγκαινίων, μια εκδήλωση τύπου, μια επαγγελματική δικτύωση, ένα gathering ή μια εκδήλωση βιωματικής εμπειρίας για το brand μπορεί να λειτουργήσει ως φυσική προέκταση της ταυτότητας μιας εταιρείας. Ο χώρος μπορεί να γίνει μέρος του storytelling, να δημιουργήσει ατμόσφαιρα πριν ακόμη ξεκινήσει το πρόγραμμα και να προσφέρει τα κατάλληλα σημεία για διάδραση, φωτογραφίες, διαμοιρασμό περιεχομένου στα σοσιαλ και για δικτύωση – networking.

Έρευνες γύρω από το σχεδιασμό εκδηλώσεων (event design) επιβεβαιώνουν αυτή τη μετατόπιση. Η μελέτη των Johanna Bolter και Raphaela Stadler στο International Journal of Event and Festival Management εξετάζει τον ρόλο της σχεδίασης για τις αισθήσεις (sensory design) στη δημιουργία αξιομνημόνευτων εμπειριών για εκδηλώσεις. Η έρευνα δείχνει ότι στοιχεία όπως η όραση, ο ήχος, ο φωτισμός και τα χρώματα επηρεάζουν την αντίληψη και τη συναισθηματική εμπειρία των συμμετεχόντων, ενώ η αρμονική σύνδεση των αισθητηριακών στοιχείων με το θέμα και τη ρύθμιση του συμβάντος μπορεί να κάνει την εμπειρία πιο αυθεντική και επιδραστική.

Επομένως, ένας χώρος εκδηλώσεων μπορεί να είναι πρακτικός αλλά ακατάλληλος για το συγκεκριμένο concept. Μπορεί να είναι εντυπωσιακός αλλά να δημιουργεί προβλήματα στο σχεδιασμό του. Ή μπορεί να φαίνεται ιδανικός στην πρώτη επίσκεψη, αλλά να μην ανταποκρίνεται τελικά στις ανάγκες του κοινού και του brand.

Ποια είναι, λοιπόν, τα σημαντικότερα λάθη που αξίζει να αποφύγετε πριν πάρετε την τελική απόφαση;