Πίνακας Περιεχομένου
Η διοργάνωση θεματικού σεμιναρίου απαιτεί ειδικό σχεδιασμό και προσοχή στη λεπτομέρεια. Kαθώς όλο και περισσότερος κόσμος αναζητά τρόπους να διευρύνει τους ορίζοντές του μέσα από κάθε είδους επιμορφώσεις, εξειδικεύσεις ή θεωρητικές καταρτίσεις, όλο και περισσότερα θεματικά σεμινάρια διεκδικούν επάξια το ενδιαφέρον μας.
Αν ανήκετε στην ξεχωριστή ομάδα των διοργανωτών θεματικών σεμιναρίων, ακολουθεί ο απόλυτος οδηγός διοργάνωσής τους, προκειμένου να αποφύγετε τις παγίδες και να προσελκύσετε με επιτυχία το κοινό σας. Στο άρθρο που ακολουθεί περιγράφονται 9 βήματα, που, αν ακολουθήσετε, θα πετύχετε την καλύτερη δυνατή διοργάνωση καθώς και το πως ν΄αξιοποιήσετε την πλατφόρμα StageYourIdea για την ανεύρεση των κατάλληλων αιθουσών σύμφωνα με τις απαιτήσεις του θεματικού σας σεμιναρίου.
Bήμα 1o: Συγκεκριμενοποιήστε θέμα και στόχευση
Το πρώτο βήμα για τη διοργάνωση ενός σεμιναρίου είναι ο καθορισμός του στόχου και του θέματός του. Ο στόχος πρέπει να είναι συγκεκριμένος και μετρήσιμος και το θέμα πρέπει να είναι σχετικό με το στοχευμένο κοινό. Όσο πιο συγκεκριμένο το θέμα, τόσο και αυξάνονται οι πιθανότητες επιτυχίας. Οι γενικόλογοι και φιλόδοξοι τίτλοι δεν δίνουν πάντα εικόνα για το περιεχόμενο και αποθαρρύνουν το κοινό που έχει γνώσεις για το εκάστοτε θέμα. Για παράδειγμα, εάν το σεμινάριο απευθύνεται σε φωτογράφους, καλό είναι να επικεντρωθείτε σε μια συγκεκριμένη τεχνική ή ένα είδος λήψης.
Βήμα 2ο: Ποικιλομορφία προγράμματος
Ένα επιτυχημένο θεματικό σεμινάριο θα πρέπει να προσφέρει μια ποικιλία μαθημάτων ώστε να απευθύνεται σε διαφορετικά επίπεδα δεξιοτήτων και ενδιαφερόντων. Αυτό θα βοηθήσει να προσελκύσει ένα ευρύ φάσμα συμμετεχόντων και να τους κρατήσει απασχολημένους.
Αν δούμε συγκεκριμένα το παράδειγμα της «Χειροτέχνικα», σε μια πρόσφατη διοργάνωσή της, προσφέρεται μία ευρεία γκάμα εξειδικευμένων σεμιναρίων από εργαστήρια εργόχειρου, κοσμήματος και ραπτικής μέχρι οικιακής ζυθοποιίας και πρωτότυπων κατασκευών, όπως τα rokani bots.
Βήμα 3ο: Ποιότητα της διδασκαλίας
Οι εκπαιδευτές στα πλαίσια ενός σεμιναρίου θα πρέπει να είναι ειδικευμένοι και έμπειροι στην τέχνη που διδάσκουν. Θα πρέπει να είναι σε θέση να επικοινωνούν αποτελεσματικά τις γνώσεις τους και να έχουν πάθος για να μοιράζονται τις δεξιότητές τους με άλλους. Θα πρέπει να διαμορφώσετε ένα υποστηρικτικό περιβάλλον όπου οι συμμετέχοντες θα αισθάνονται ελεύθεροι να κάνουν ερωτήσεις και να λαμβάνουν ανατροφοδότηση για την εργασία τους. Οι εκπαιδευτές θα πρέπει να παρέχουν εποικοδομητική κριτική και ενθάρρυνση για να βοηθήσουν τους συμμετέχοντες να βελτιώσουν τις δεξιότητές τους.
Bήμα 4ο: Δώστε έναν τίτλο που θα «αγγίξει» το κοινό σας
Θα μπορούσε ο τίτλος ή η θεματική του σεμιναρίου να συσχετίζεται ή να εμπνέεται από ένα βιβλίο ή το αντίστροφο. Για παράδειγμα, η διοργανώτρια θεματικών σεμιναρίων, ψυχολόγος, κ. Χαρά Βλαχοδήμου χρησιμοποιώντας τους τίτλους και το περιεχόμενο των βιβλίων της αναπτύσσει ένα σύνδεσμο με το κοινό των σεμιναρίων της. Η συσχέτιση αυτή θα μπορούσε να λειτουργήσει συνεπικουρικά με την διοργάνωση παρουσίασης βιβλίου όπου παράλληλα θα πραγματοποιηθεί ένα θεματικό σεμινάριο βασιζόμενο σε μία από τις ενότητες του βιβλίου.
Ως διοργανωτής του σεμιναρίου, είναι δική σας ευθύνη να εμφυσήσετε στους εισηγητές σας τη σημασία της προσήλωσης στο θέμα και της δημιουργίας ενός μηνύματος που θα πάρει τη μορφή μιας επιτυχημένης εμπειρίας. Μ΄αυτόν τον τρόπο θα προσανατολίσετε και τους καλεσμένους σας αλλά και τους εισηγητές, με τους οποίους συνεργάζεστε.
Βήμα 5ο: Επιλέξτε ορθά την αίθουσα διεξαγωγής
Το πέμπτο βήμα είναι η επιλογή του χώρου για τη διοργάνωση θεματικού σεμιναρίου. Η αίθουσα θα πρέπει να είναι διαθέσιμη, κατάλληλη ως προς το μέγεθος και την διάταξή της και φυσικά προσβάσιμη για το κοινό που επιθυμείτε.
Η διαθεσιμότητα θα πρέπει να ελέγχεται και να επιβεβαιώνεται ικανό διάστημα πριν την διεξαγωγή του σεμιναρίου, ώστε να αποφεύγονται τυχόν καθυστερήσεις ή αλλαγές της τελευταίας στιγμής. Θα πρέπει επίσης, να διαθέτει τα απαραίτητα χαρακτηριστικά και τις παροχές, όπως οπτικοακουστικό εξοπλισμό και υπηρεσίες τροφοδοσίας, αν κρίνεται αυτό απαραίτητο.
Αναμφίβολα, σε αυτό το σημείο η πλατφόρμα StageYourIdea έχει συγκριτικό πλεονέκτημα, καθώς με τη χρήση των φίλτρων αναζήτησης αλλά και τις εικονικές περιηγήσεις μπορείτε να έχετε μία ξεκάθαρη εικόνα για τις δυνατότητες της εκάστοτε αίθουσας.
Βήμα 6ο: Καθορίστε την ημερομηνία και την ώρα
Το έκτο βήμα είναι ο καθορισμός της ημερομηνίας και της ώρας του σεμιναρίου. Είναι σημαντικό να επιλέξετε μια ημερομηνία και ώρα που είναι βολικές για το στοχευμένο σας κοινό και που δεν συγκρούονται με άλλες διοργανώσεις. Είναι επίσης σημαντικό να βεβαιωθείτε ότι η ημερομηνία και η ώρα είναι κατάλληλες για την αίθουσα και τους ομιλητές.
Βήμα 7ο: Ορίστε τους εισηγητές σας και προσκαλέστε τους
Οι ομιλητές θα πρέπει να είναι ειδικοί στο θέμα του σεμιναρίου και να είναι σε θέση να προσφέρουν πολύτιμες γνώσεις στους συμμετέχοντες. Καλό είναι να έχουν σχετική εμπειρία καθώς η μεταδοτικότητα ή το ταλέντο στην ομιλία είναι προαπαιτούμενο κάθε επιτυχημένου σεμιναρίου.
Συχνά βλέπουμε ομιλητές που αν και είναι αψεγάδιαστοι γνώστες του αντικειμένου τους, δεν διαθέτουν την απαραίτητη μεταδοτικότητα ή ευχέρεια. Ένα σεμινάριο για αν είναι επιτυχές οφείλει ναι είναι διαδραστικό, με ερωτoαπαντήσεις και ζωντανό διάλογο. Αυτό προϋποθέτει τη δημιουργία φιλικού και οικείου κλίματος από την πλευρά του εισηγητή. Αφού εντοπίσετε τον άνθρωπο που πληροί τις παραπάνω προϋποθέσεις, δεν έχετε παρά να επιβεβαιώσετε την διαθεσιμότητά του.
Βήμα 8ο: Κοινοποιήστε το (θεματικό) σεμινάριο
Το όγδοο βήμα είναι η ανάπτυξη ενός σχεδίου μάρκετινγκ για το σεμινάριο, προκειμένου να κοινοποιηθεί προς το στοχευμένο σας κοινό αλλά και από τους ίδιους σε ομοίους τους. Το σχέδιο μάρκετινγκ θα πρέπει να περιλαμβάνει στρατηγικές για την προώθηση του σεμιναρίου, όπως το μάρκετινγκ στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, το μάρκετινγκ μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου και την έντυπη διαφήμιση.
Είναι σημαντικό να δημιουργήσετε υλικό μάρκετινγκ που να είναι ενημερωτικό ως προς το πρόγραμμα και ελκυστικό, όπως φυλλάδια και αφίσες. Οπωσδήποτε, η κατασκευή μιας ιστοσελίδας, όπως στην περίπτωση της «Χειροτέκνικα», που είναι πάντα ενημερωμένη, παρέχει όλο το απαραίτητο πληροφοριακό υλικό για τους ενδιαφερόμενους και τα προβλεπόμενα στοιχεία επαφής.
Η επιλογή μίας αίθουσας που έχει την ταυτότητα χώρου διεξαγωγής σεμιναρίων θα είναι πολύ χρήσιμη σε αυτό το σημείο, καθώς θα μπορείτε να αξιοποιήσετε και τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης της αίθουσας. Επίσης, το κοινό μπορεί να έχει ο εκάστοτε έμπειρος εισηγητής αποτελεί ακόμη έναν βασικό πυρήνα ανθρώπων που θα πρέπει να προσεγγίσετε από την αρχή. Τέλος, μην αμελείτε την κατάρτιση της δικής σας λίστας συμμετεχόντων στα σεμινάρια σας, καθώς αυτοί – αν όχι όλοι, τότε σίγουρα αρκετοί – θα ενδιαφέρονται και για επόμενα σεμινάριά σας.
Βήμα 9ο: Εγγραφή των συμμετεχόντων
Η διαδικασία εγγραφής θα πρέπει να είναι απλή και εύχρηστη και να παρέχει όλες τις απαραίτητες πληροφορίες σχετικά με το σεμινάριο, συμπεριλαμβανομένης της ημερομηνίας, της ώρας, της αίθουσας, των ομιλητών και των θεμάτων. Το πιο εύκολο, βέβαια, είναι αυτή να πραγματοποιείται ηλεκτρονικά – ίσως με μια αποστολής φόρμας google ή κάτι άλλο αντίστοιχο.
Είναι σημαντικό να παρέχεται στους συμμετέχοντες επιβεβαίωση της εγγραφής τους και να κοινοποιούνται τυχόν ενημερώσεις ή αλλαγές στο σεμινάριο, κάτι που μπορεί αν γίνει εύκολα μέσω ηλεκτρονικού ταχυδρομείου ή και στα μέσα κοινωνικής δικτύωσης, εάν έχετε μία ισχυρή παρουσία εκεί και δεν θεωρείτε απαραίτητη την πιο προσωποποιημένη επικοινωνία.
Ορισμένοι, αν και αρκετά λιγότεροι, επιλέγουν και τα sms ως μορφή επικοινωνίας / πληροφόρησης – ως μέθοδος προτιμάται από μεγαλύτερες ηλικίες που πιθανόν δεν έχουν την απαραίτητη άνεση στη χρήση ηλεκτρονικών μέσων.
Βήμα 10ο: Διεξαγωγή του σεμιναρίου
Το σεμινάριο θα πρέπει να παρέχει ένα άνετο και φιλόξενο περιβάλλον που ευνοεί τη μάθηση. Αυτό περιλαμβάνει παράγοντες όπως ο κατάλληλος φωτισμός, ο εξαερισμός, η διάταξη των καθισμάτων και η καθαριότητα, οι υπηρεσίες τροφοδοσίας και το προωθητικό υλικό, όπως πχ φυλλάδια. Και σ’ αυτό το βήμα η πλατφόρμα StageYourIdea αποτελεί πολύτιμο βοηθό. Είναι σημαντικό να διενεργήσετε έναν τελικό έλεγχο για να βεβαιωθείτε ότι όλα είναι εντάξει πριν από την έναρξη του σεμιναρίου.
Βήμα 11ο: Follow up
Μετά τη λήξη του σεμιναρίου απαραίτητη είναι η εγκαθίδρυση μιας τακτικής επικοινωνίας με τους συμμετέχοντες. Αυτό περιλαμβάνει την αποστολή ενός ευχαριστήριου σημειώματος στους συμμετέχοντες ή/και την παροχή σε αυτούς πρόσθετων πληροφοριών ή υλικών που σχετίζονται με το σεμινάριο.
Είναι επίσης σημαντικό να συγκεντρώσετε ανατροφοδότηση από τους συμμετέχοντες για τη βελτίωση των μελλοντικών σεμιναρίων. Αυτοί οι άνθρωποι αποτελούν τον πυρήνα μιας κοινότητας που ενδιαφέρεται με τους οποίους μοιράζεστε ενδιαφέροντα και πιθανόν να σας ακολουθούν σταθερά στο μέλλον.
Χρυσή Συμβουλή
Κλείνουμε το παρόν άρθρο με μία πολύτιμη συμβουλή επιτυχίας τόσο για επίδοξους όσο και για έμπειρους διοργανωτές θεματικών σεμιναρίων. Ένα επιτυχημένο θεματικό σεμινάριο θα πρέπει να καλλιεργεί μια υποστηρικτική κοινότητα μαθητών και επαγγελματιών. Αυτό μπορεί να επιτευχθεί προσφέροντας ευκαιρίες στους συμμετέχοντες να συνδεθούν και να συνεργαστούν, όπως μέσω ομαδικών εργασιών ή κοινωνικών εκδηλώσεων.
Η δικτύωση αναμφίβολα αποτελεί έναν από τους σημαντικότερους έμμεσους στόχους και ταυτόχρονα δείκτες επιτυχίας μιας διοργάνωσης. Τα επιτυχημένα θεματικά σεμινάρια παρέχουν αφενός μια εξαιρετική ευκαιρία στους συμμετέχοντες να δικτυωθούν με άλλους που μοιράζονται τα ίδια ενδιαφέροντα και αφετέρου άφθονες ευκαιρίες στους συμμετέχοντες να συνδεθούν μεταξύ τους και να μοιραστούν τις εμπειρίες τους.