Πίνακας Περιεχομένων
Σκέφτεσαι πως μπορείς να διοργανώσεις μια εκδήλωση που θα μείνει αξέχαστη σε όλους τους καλεσμένους σου; Μια βραδιά γεμάτη μαγεία, που θα συζητιέται για καιρό; Αν ναι, τότε είσαι στο σωστό μέρος!
Η τέχνη της διοργάνωσης εκδηλώσεων είναι σαν ένα συναρπαστικό ταξίδι. Απαιτεί το μάτι ενός καλλιτέχνη, την ακρίβεια ενός αρχιτέκτονα, και τη φαντασία ενός ονειροπόλου. Είναι η ικανότητα να μετατρέπεις το συνηθισμένο σε εξαιρετικό, το καθημερινό σε αξέχαστο.
Στόχος αυτού του άρθρου είναι να σε καθοδηγήσει βήμα προς βήμα ώστε να διοργανώνεις στα πρότυπα ενός event planning agency ή event planner δηλαδή ως επαγγελματίας διοργανωτής!
Τι είναι η διοργάνωση εκδηλώσεων;
Η διοργάνωση εκδηλώσεων είναι η διαδικασία σχεδιασμού και εκτέλεσης μιας εκδήλωσης, η οποία μπορεί να είναι από μια μικρή κοινωνική συγκέντρωση έως μια μεγάλη εταιρική συνάντηση. Περιλαμβάνει την επιλογή του χώρου, την προετοιμασία του προγράμματος, τον εξοπλισμό της εκδήλωσης και πολλά άλλα.
Για να διοργανώσεις μια επιτυχημένη εκδήλωση, χρειάζεται να γνωρίζεις τις ανάγκες και τις προσδοκίες των καλεσμένων σου. Πρέπει να είσαι έτοιμος να αντιμετωπίσεις οποιαδήποτε απρόοπτη κατάσταση και να διασφαλίσεις ότι όλα θα κυλήσουν ομαλά. Ένα event planning agency ξέρει να κρατάει τα ηνία και να σχεδιάζει όλες τις παραμέτρους μιας κοινωνικής εμπειρίας με επαγγελματισμό.
Ποιες είναι οι αρμοδιότητες ενός event planning agency
To event planning agency ή ο επαγγελματίας event planner είναι υπεύθυνοι για τον σχεδιασμό, το συντονισμό και την εκτέλεση μιας εκδήλωσης. Αυτό μπορεί να περιλαμβάνει:
- την επιλογή του κατάλληλου χώρου (venue) ή της αίθουσας αυτού,
- τη διαχείριση του προϋπολογισμού,
- την επικοινωνία με τους προμηθευτές, και
- την επίβλεψη όλων των λεπτομερειών πριν και κατά τη διάρκεια της εκδήλωσης.
Οι επαγγελματίες διοργανωτές συνεργάζονται στενά με τους πελάτες τους για να κατανοήσουν τις ανάγκες και τις προσδοκίες τους. Αναλαμβάνουν την ευθύνη για κάθε πτυχή της εκδήλωσης, διασφαλίζοντας ότι όλα θα είναι όπως τα έχει φανταστεί ο πελάτης τους. Από την αρχική ιδέα μέχρι την τελική υλοποίηση, ο ρόλος που υιοθετεί το event planning agency είναι ζωτικής σημασίας για την επιτυχία μιας εκδήλωσης.
Στην περίπτωση σου, πελάτης και διοργανωτής είναι το ίδιο άτομο. Παρόλα αυτά, για να στεφθεί η εκδήλωση με απόλυτη επιτυχία, χρειάζεται να ακολουθήσεις τα βήματα του επαγγελματία διοργανωτή εκδηλώσεων.
Πάμε να δούμε ποια είναι αυτά!
Πώς να διοργανώσεις ένα event σαν επαγγελματίας βήμα προς βήμα
1. Ανακάλυψε τον σκοπό της εκδήλωσης
Το πρώτο βήμα για τη διοργάνωση μιας εκδήλωσης είναι να καθορίσεις τον σκοπό της. Τι θες να πετύχεις με αυτήν την εκδήλωση; Είναι μια εταιρική συγκέντρωση, ένας γάμος, μια αποφοίτηση ή ένα γενέθλιο πάρτυ; Καθορίζοντας τον σκοπό, θα μπορέσεις να σχεδιάσεις καλύτερα τις υπόλοιπες λεπτομέρειες.
Κατάγραψε τους στόχους σου και βεβαιώσου ότι αυτοί αντανακλούν τις επιθυμίες και τις ανάγκες των καλεσμένων σου. Ένας ξεκάθαρος σκοπός θα σε βοηθήσει να παραμείνεις προσηλωμένος και οργανωμένος καθ’ όλη τη διάρκεια της διαδικασίας προετοιμασίας.
2. Βεβαιώσου για τα χαρακτηριστικά των καλεσμένων σου
Γνώρισε το κοινό σου. Ποιοι θα είναι οι καλεσμένοι σου; Είναι σημαντικό να κατανοήσεις τις προτιμήσεις και τις ανάγκες τους για να μπορέσεις να τους προσφέρεις την καλύτερη δυνατή εμπειρία. Η ηλικία, τα ενδιαφέροντα και το επάγγελμα των καλεσμένων μπορούν να παίξουν καθοριστικό ρόλο στο πώς θα σχεδιάσεις την εκδήλωση.
Προσπάθησε να συλλέξεις πληροφορίες για τους καλεσμένους σου και να προσαρμόσεις την εκδήλωση στις προτιμήσεις τους. Έτσι, θα καταφέρεις να δημιουργήσεις μια εμπειρία που θα τους μείνει αξέχαστη.
3. Καθόρισε το budget σου
Ο προϋπολογισμός είναι ένα από τα πιο κρίσιμα σημεία στη διοργάνωση μιας εκδήλωσης. Καθόρισε το ποσό που είσαι διατεθειμένος να ξοδέψεις και κάνε την κατάλληλη κατανομή για τα μέρη της εκδήλωσης όπως:
- για την αίθουσα εκδηλώσεων,
- το φαγητό,
- τον υλικοτεχνικό εξοπλισμό, και
- τους προμηθευτές.
Είναι σημαντικό να παραμένεις εντός του προϋπολογισμού και να κάνεις έξυπνες επιλογές που θα σου επιτρέψουν να προσφέρεις μια αξέχαστη εμπειρία χωρίς να υπερβείς τα οικονομικά σου όρια…
…γι αυτό το λόγο παραθέτουμε ως μια πηγή έμπνευσης, ένα αρχείο Google Sheets (event planning template) με επιμέρους καρτέλες (ανάμεσα σε αυτές και για την κατανομή του budget) για να έχεις ένα “μπούσουλα” του πως θα μπορούσες να διαμορφώσεις ένα αντίστοιχο δικό σου αρχείο διατηρώντας τη βέλτιστη ενημέρωση για τη πορεία της διοργάνωσής σου.
4. Αποφάσισε την ημερομηνία και την ώρα της εκδήλωσης
Η ημερομηνία της εκδήλωσης είναι ένας σημαντικός παράγοντας που πρέπει να καθοριστεί νωρίς. Επέλεξε μια ημερομηνία που να είναι βολική για τους καλεσμένους σου και να μη συμπίπτει με άλλες μεγάλες εκδηλώσεις ή αργίες.
- Π.χ. Αν σκοπεύεις να διοργανώσεις έναν εορτασμό το καλοκαίρι, μην επιλέξεις την ημέρα του Δεκαπενταύγουστου γιατί, κατά πάσα πιθανότητα, πολλοί από τους καλεσμένους θα δυσκολευτούν να έρθουν.
Επίσης, λάβε υπόψη την εποχή του χρόνου και τις καιρικές συνθήκες που μπορεί να επηρεάσουν την εκδήλωση. Μια καλά επιλεγμένη ημερομηνία μπορεί να κάνει τη διαφορά ανάμεσα σε μια επιτυχημένη και μια αποτυχημένη εκδήλωση.
5. Βρες την ιδανική αίθουσα εκδηλώσεων (στη Θεσσαλονίκη)
Η επιλογή του χώρου είναι ένα από τα πιο κρίσιμα βήματα στη διοργάνωση μιας εκδήλωσης. Ο χώρος πρέπει να είναι κατάλληλος για τον σκοπό της εκδήλωσης και να έχει τη δυνατότητα να φιλοξενήσει τον αριθμό των καλεσμένων σου.
Υπό κανονικές συνθήκες θα χρειαζόταν να επισκεφθείς έναν χώρο, να ρωτήσεις και να εξετάσεις τις παροχές και τις υπηρεσίες που προσφέρονται ωστόσο, αν βρίσκεσαι στη Θεσσαλονίκη ή πρόκειται να διοργανώσεις την δική σου εκδήλωση στη Θεσσαλονίκη, η StageYourIdea πλατφόρμα σε βοηθάει να βρεις την ιδανική αίθουσα από την άνεση του καναπέ σου, να την “επισκεφθείς” εικονικά και να συνδεθείς απευθείας με τον αιθουσάρχη δίχως κόστος!
6. Προώθησε την εκδήλωση μέσω στρατηγικής μάρκετινγκ
Η προώθηση της εκδήλωσης είναι ουσιαστική για την επιτυχία της. Αν η εκδήλωση αφορά μία συγκέντρωση λίγων καλεσμένων τότε αυτή η προώθηση μπορεί να γίνει με κάποια τηλεφωνική κλήση, με ένα προσωπικό μήνυμα, με ένα προσκλητήριο ή και κατ’ ιδίαν. Αν όμως η εκδήλωση αφορά ένα πιο μεγάλο γεγονός, τότε η προώθηση μέσω διαδικτύου είναι απαραίτητη.
Δημιούργησε μια στρατηγική μάρκετινγκ που να περιλαμβάνει διάφορα διαδικτυακά μέσα, όπως Social Media, email marketing και διαφημίσεις. Για μεγάλης προσέλευσης συγκεντρώσεις, σχεδίασε ελκυστικό και επαγγελματικό υλικό προώθησης που θα τραβήξει την προσοχή του κοινού σου. Φρόντισε να επικοινωνήσεις τις βασικές πληροφορίες της εκδήλωσης και να δημιουργήσεις ένα buzz γύρω από αυτήν.
7. Βρες προμηθευτές με βάση τις ανάγκες της εκδήλωσης
Οι προμηθευτές είναι ένα ακόμη σημαντικό στοιχείο που θα κρίνει την επιτυχία του event. Αναζήτησε αξιόπιστους προμηθευτές που μπορούν να καλύψουν τις ανάγκες σε φαγητό, ποτό, εξοπλισμό και άλλα.
Κάνε έρευνα αγοράς, σύγκρινε προσφορές και επέλεξε αυτούς που προσφέρουν την καλύτερη value for money υπηρεσία. Η συνεργασία με καλούς προμηθευτές θα σε βοηθήσει να εξασφαλίσεις μια ομαλή και επιτυχημένη εκδήλωση.
8. Φρόντισε τις λεπτομέρειες ώστε να είναι όλα έτοιμα
Η επιτυχία μιας εκδήλωσης κρύβεται στις λεπτομέρειες. Φρόντισε να έχεις έτοιμο ένα αναλυτικό πρόγραμμα της εκδήλωσης, να έχεις επιβεβαιώσει ποιοι θα παρευρίσκονται στην εκδήλωση και να έχεις προετοιμάσει εναλλακτικά σχέδια για κάθε πιθανή απρόοπτη κατάσταση.
Επέβλεψε τις τελευταίες λεπτομέρειες και βεβαιώσου ότι όλα είναι στη θέση τους πριν την έναρξη της εκδήλωσης. Έτσι θα εξασφαλίσεις ότι όλα θα κυλήσουν ομαλά και οι καλεσμένοι σου θα έχουν μια αξέχαστη εμπειρία.
Μικρά tips που θα σε βοηθήσουν στη διοργάνωση
1. Άρχισε να διοργανώνεις την εκδήλωση από νωρίς
Η προετοιμασία είναι το κλειδί για την επιτυχία. Ξεκίνησε να διοργανώνεις την εκδήλωσή όσο το δυνατόν νωρίτερα για να έχεις τον χρόνο να αντιμετωπίσεις οποιαδήποτε απρόοπτη κατάσταση.
Ο έγκαιρος προγραμματισμός για τη διοργάνωση θα σου επιτρέψει να εξασφαλίσεις καλύτερη επιλογή χώρου (αφού θα έχεις άπλετο χρόνο για σύγκριση των ‘υπέρ’ και ‘κατά’ στη διάθεσή σου), συχνά και του προμηθευτή. Μειώνει το άγχος επιτρέποντας την κατανομή των εργασιών σε συν-διοργανωτές και παρέχει άφθονο χρόνο για την αντιμετώπιση απροσδόκητων ζητημάτων.
Ο έγκαιρος προγραμματισμός διευκολύνει τη μεγαλύτερη προσαρμογή και εξατομίκευση, εξασφαλίζει ολοκληρωμένο συντονισμό και επιτρέπει την έγκαιρη διαχείριση των προσκλήσεων και την παρακολούθηση RSVP. Επιπλέον, σας δίνει την ευελιξία να αναπτύξετε σχέδια έκτακτης ανάγκης, κάνοντας προσαρμογές όπως απαιτείται χωρίς σημαντικές εκπτώσεις (το ‘Plan B’ που λέμε, π.χ. αν ο χώρος είναι υπαίθριος, τι θα γίνει σε περίπτωση βροχής;).
2. Παρακολούθησε τις τάσεις στην διοργάνωση εκδηλώσεων
Οι τάσεις στην διοργάνωση εκδηλώσεων αλλάζουν συνεχώς. Μείνε ενημερωμένος για τα trends και προσπάθησε να ενσωματώσεις στοιχεία που θα κάνουν την εκδήλωσή εκτός από μοναδική και πρωτοποριακή.
Π.χ. Το τελευταίο χρονικό διάστημα παρατηρείται μία στροφή προς τις VR διοργανώσεις, δηλαδή αυτές που επιτρέπουν στους χρήστες να περιηγηθούν εντός της κοινωνική εμπειρία από ένα εικονικό περιβάλλον και να αλληλεπιδράσουν μ’ αυτό.
3. Επέλεξε με προσοχή τους κατάλληλους εξωτερικούς συνεργάτες
Η συνεργασία με τους κατάλληλους εξωτερικούς συνεργάτες μπορεί να βοηθήσει στη διοργάνωσή σου. Επέλεξε εξωτερικούς συνεργάτες – επαγγελματίες που είναι αξιόπιστοι, και μοιράζονται το ίδιο όραμα: Την προσφορά των καλύτερων υπηρεσιών στον τομέα τους! Βρες το καλύτερο catering, ανακάλυψε τον αιθουσάρχη που θα σε εμπνεύσει και θα βοηθήσει στην υλοποίηση της ιδέας σου.
4. Όρισε συνδιοργανωτές που θα συνδράμουν με τη βοήθειά τους
Γιατί να μην μοιραστείς το φόρτο εργασίας (ναι είναι εργασία!) και τις ευθύνες; Επέλεξε ένα κοντινό πρόσωπο που εμπιστεύεσαι και προ(σ)κάλεσέ το να συμμετέχει στη διοργάνωση της εκδήλωσης.
Οι συνδιοργανωτές προσθέτουν διαφορετικές δεξιότητες και συνδράμουν στις προοπτικές υλοποίησης μέσω της de facto διαφορετικής τους αντίληψης, ενισχύοντας τη δημιουργικότητα και την επίλυση προβλημάτων.
Δουλεύοντας ως ομάδα, θα καλύψετε διάφορες πτυχές της διοργάνωσης μαζί! Θα σε βοηθήσουν στην ανεύρεση κατάλληλου προμηθευτή, την επικοινωνία / μαρκετινγκ, τη διαχείριση των καλεσμένων. Είναι η προσύλωση στη λεπτομέρεια, που περιγράψαμε νωρίτερα… επίσης με τη συνεργασία θα ενισχυθεί η λήψη αποφάσεων και η διαχείριση κινδύνου αφού θα συνδράμουν στον εντοπισμό πιθανών ζητημάτων.
Ως προς την επιλογή του κατάλληλου χώρου διοργάνωσης, η StageYourIdea αποτελεί το απόλυτο συνεργατικό εργαλείο μεταξύ διοργανωτών και συνδιοργανωτών. Με μια αρχική αναζήτηση μπορείς να ‘αποθηκεύσεις’ αίθουσες που ταιριάζουν στο οραμά σου και να τις ομαδοποιήσεις σε φακέλους / συλλογές με αντίστοιχους τίτλους (π.χ. “Κεντρικές τοποθεσίες με street art deco”).
Έπειτα, από τις ‘Συλλογές’ θα βρεις την ομαδοποίηση αιθουσών που δημιούργησες και μέσω της λειτουργίας ‘πρόσκλησης’ συνεργατών μπορείς με μήνυμα να ζητήσεις τη συνδρομή τους στην επιλογή της καταλληλότερης αίθουσας. Οι συνεργάτες σου θα έχουν την δυνατότητα βαθμολόγησης σύμφωνα με τα κριτήρια που τους υπέδειξες, υπερψηφίζοντας ή καταψηφίζοντας τις εναλλακτικές σου!
Ένα ωραίο πρώτο βήμα για να τους κάνεις να αισθανθούν μέρος μιας ομάδας όπου η γνώμη τους προσμετράται αλλά και να δεις ποιοι αντιλαμβάνονται καλύτερα την ιδέα του όραματός σου.
Γιατί η StageYourIdea είναι ο καλύτερος φίλος για το event planning agency / για τον επαγγελματία διοργανωτή
Αν θέλεις να διοργανώσεις την ιδανική εκδήλωση, η StageYourIdea (= Διοργάνωσε Την Ιδέα σου) είναι εδώ για σένα. Με τις λειτουργίες που σου προσφέρονται, μπορείς να εξοικονομήσεις χρόνο και να βρεις την ιδανική αίθουσα εκδηλώσεων που ταιριάζει στις προσωπικές σου ανάγκες, ενώ η υπηρεσία είναι εντελώς δωρεάν αφού ως πλατφόρμα δεν λειτουργεί με μοντέλο προμήθειας επί των κρατήσεων.
1. Γλίτωσε χρόνο
Στη StageYourIdea μπορείς να επιλέξεις τα κατάλληλα φίλτρα αναζήτησης ώστε να βρεις τις αίθουσες βάσει των κριτηρίων που θέτεις. Έπειτα από μερικά “κλικ”, έχεις μπροστά σου όλες τις αίθουσες που ταιριάζουν στις προδιαγραφές της εκδήλωσή σου (π.χ. αριθμός ατόμων, τύπος διάταξης, παροχή εξοπλισμού, χαρακτηριστικά προσβασιμότητας, επιλογές μενού κλπ).
2. Περιηγήσου στις αίθουσες μέσω εικονικής περιήγησης
Μόλις καταλήξεις στην αίθουσα που σου αρέσει, μπορείς να περιηγηθείς εικονικά σαν να βρίσκεσαι παρών – με τη μοναδική δυνατότητα πρόσβασης σε αθέατα από τις φωτογραφίες τμήματα, όπως είναι η αίσθηση των αποχωρητηρίων. Έτσι, θα έχεις την πλήρη εικόνα των αιθουσών, πριν προχωρήσεις στα δωρεάν αιτήματα διαθεσιμότητας και, αφού κατασταλλάξεις, στο δωρεάν αίτημα κράτησης.
3. Επικοινώνησε απευθείας με τους αιθουσάρχες / δημιουργούς των χώρων φιλοξενίας διοργανώσεων
Σε συνδέουμε απευθείας με τους αιθουσάρχες και δεν σε χρεώνουμε τίποτα ως υπηρεσία. Με την StageYourIdea, εξασφαλίζεις την καλύτερη δυνατή σύνδεση χωρίς κόστος σε χρόνο… η ανταπόκριση στα αιτήματά σου είναι άμεση και το ενδιαφέρον σου φτάνει στους ίδιους που έπειτα σου απευθύνονται προσωπικά μέσω μηνύματος.
Φαντάσου να ζωντανέψει η ιδέα σου σε έναν τόπο θεματικό, που θα συζητιέται μετά το πέρας της εκδήλωσης! Η Θεσσαλονίκη κρύβει μαγικές γωνιές, και η StageYourIdea τις συγκεντρώνει για σένα σε ένα εργαλείο αναζήτησης χώρων διοργάνωσης που έψαχνες.
Συνοψίζοντας, η διοργάνωση μιας επιτυχημένης εκδήλωσης απαιτεί προσεκτικό σχεδιασμό, καλή οργάνωση και προσοχή στις λεπτομέρειες. Ακολουθώντας τις συμβουλές και τα βήματα που αναφέραμε, θα είσαι σε θέση να δημιουργήσεις μια αξέχαστη εμπειρία για τους καλεσμένους σου σαν επαγγελματίας διοργανωτής εκδηλώσεων. Και με τη βοήθεια της StageYourIdea, η διαδικασία θα γίνει ακόμα πιο εύκολη και απολαυστική.