Πίνακας Περιεχομένων
Το καλοκαίρι είναι η εποχή που οι εκδηλώσεις βρίσκονται στο αποκορύφωμά τους. Από δεξιώσεις και γιορτινές συναθροίσεις μέχρι μουσικά φεστιβάλ και εταιρικές εκδηλώσεις, οι περισσότερες διοργανώσεις κατά τη καλοκαιρινή σεζόν συνδέονται αυτόματα στο μυαλό μας με υπαίθριες αίθουσες εκδηλώσεων λόγω των υψηλών θερμοκρασιών και της δυνατότητας επιλογής τοποθεσιών μέσα στη φύση. Ωστόσο, υπάρχει μια αυξανόμενη τάση μεταξύ των (επαγγελματιών) διοργανωτών στη προτίμηση της χρήσης εσωτερικών χώρων / αιθουσών ακόμα και για τις καλοκαιρινές εκδηλώσεις.
Σε αυτό το άρθρο, θα διερευνήσουμε τα δύο είδη τοποθεσιών για τους θερινούς μήνες, γιατί υπάρχει προτίμηση για την μία ή την άλλη καθώς και το υπό ποιες συνθήκες αναδεικνύεται νικητής βάσει ποικίλων παραγόντων.
1. Οι υπαίθριες αίθουσες εκδηλώσεων
1.1. Πλεονεκτήματα εξωτερικών τοποθεσιών για καλοκαιρινή διοργάνωση
Οι εξωτερικοί χώροι αποτελούν μια δημοφιλή επιλογή για καλοκαιρινές εκδηλώσεις, προσφέροντας μοναδικά πλεονεκτήματα που ελκύουν διοργανωτές και καλεσμένους. Πρώτον, ο φυσικός φωτισμός και η ανοιχτή ατμόσφαιρα δημιουργούν ένα ευχάριστο περιβάλλον που ενισχύει την εμπειρία των παρευρισκομένων. Επιπλέον, πολλοί υπαίθριοι χώροι περιβάλλονται από φυσική ομορφιά, όπως κήποι, πισίνες (νερό) ή τοπία με θέα, τα οποία μπορούν να προσθέσουν έναν αέρα κομψότητας και χαλάρωσης σε κάθε εκδήλωση.
Παρουσιάζεται η ευκαιρία αξιοποίησης των έντονων φυσικών στοιχείων, όπως των χρωμάτων, γεγονός που μπορεί να αναδείξει αντίστοιχες οικολογικές αισθητικές επιλογές. Οι γήινες αποχρώσεις, όπως το πράσινο των φυτών, το καφέ των ξύλινων επιφανειών ή το μπλε του ουρανού, μπορούν να εναρμονιστούν με τα χρώματα του φαγητού, όπως φρέσκα λαχανικά ή δημιουργικά γλυκά, αλλά και με το dress code που έχει επιλεγεί. Για παράδειγμα, ανοιχτά παστέλ χρώματα ή ουδέτερες αποχρώσεις στην ένδυση μπορούν να ενταχθούν φυσικά σε ένα υπαίθριο περιβάλλον.
1.2. Πλεονεκτήματα υπαίθριας αίθουσας εκδηλώσεων για τη διοργάνωσή σας
Οι υπαίθριες αίθουσες εκδηλώσεων συνήθως επιτρέπουν μεγαλύτερη ευελιξία στη διαμόρφωση του χώρου, παρέχοντας την επιλογή για δημιουργικές διατάξεις που μπορούν να προσαρμοστούν στις ανάγκες της εκδήλωσης. Επίσης, η επιλογή ενός εξωτερικού χώρου δίνει τη δυνατότητα για δραστηριότητες που είναι δύσκολο να πραγματοποιηθούν σε εσωτερικά περιβάλλοντα. Μπορούν να προβλεφθούν αθλητικές δραστηριότητες ή παιχνίδια που τρέχουν εκ παραλλήλου ώστε να ενισχυθεί η διάδραση και η ψυχαγωγία των καλεσμένων σας.
Η ύπαρξη ειδικών θερινών παροχών μπορεί να απογειώσει την εμπειρία των καλεσμένων σε έναν υπαίθριο χώρο. Εγκαταστάσεις όπως το γκαζόν, εξοπλισμός για ψήσιμο (ψησταριές) είναι παροχές που μπορούν να προσδώσουν μια χαλαρή και εύθυμη διάθεση στην εκδήλωση, ενώ διαμορφώσεις με ρομαντικό φωτισμό, όπως κεράκια ή φωτάκια, δημιουργούν κατά τις νυχτερινές ώρες μία ατμόσφαιρα κατάλληλη για πιο ιδιαίτερες στιγμές. Οι λεπτομέρειες αυτές όχι μόνο τονίζουν την αισθητική αλλά και την πρακτικότητα, κάνοντας τη διοργάνωση να μοιάζει ονειρική.
1.3. Οι προκλήσεις των εξωτερικών χώρων εκδηλώσεων
Οι υπαίθριες εκδηλώσεις αποτελούν μια όμορφη επιλογή, αλλά συνοδεύονται από πολλές προκλήσεις που μπορεί να εκτροχιάσουν τον προγραμματισμό σας.
- Άστατος καιρός: Η βροχή, η πολλή ζέστη ή/και οι ξαφνικές ανεμοθύελλες μπορούν να καταστρέψουν ακόμα και το καλύτερο σχεδιασμό εκδήλωσης. Για να αντιμετωπίσετε αυτά τα πιθανά αναπάντεχα σενάρια, είναι σημαντικό να έχετε ένα καλά δομημένο πλάνο για όλες τις πιθανές καιρικές συνθήκες. Θυμηθείτε ότι μπορεί να χρειαστεί να αναπροσαρμόσετε το πλάνο σας την τελευταία στιγμή, οπότε πρέπει να είστε προετοιμασμένοι γι’ αυτό.
- Έλλειψη τεχνολογικού εξοπλισμού ή επιβάρυνση του προϋπολογισμού σας για τη παροχή του: Οι εξωτερικοί χώροι εκδηλώσεων συχνά στερούνται τις τεχνολογικές υποδομές που απαιτούνται για οπτικοακουστικές παρουσιάσεις ή άλλες ψηφιακές ανάγκες. Είναι σημαντικό να παρέχονται εναλλακτικές λύσεις, όπως φορητές γεννήτριες ρεύματος ή εξοπλισμός που λειτουργεί αυτόνομα.
- Δυσανασχέτιση καλεσμένων: Η έλλειψη σκίασης, τα άβολα καθίσματα ή ακόμα και η απουσία προσβασιμότητας μπορεί να επηρεάσουν αρνητικά την εμπειρία των καλεσμένων σας. Η παροχή ποιοτικών υπηρεσιών όπως σκηνές, ανεμιστήρες, και επαρκής χώρος κίνησης είναι απαραίτητη για την ικανοποίηση όλων των επισκεπτών σας.
- Επιβαρυμμένο κόστος: Οι υπαίθριες εκδηλώσεις συχνά κρύβουν κρυφό κόστος, όπως επιπλέον ασφαλίσεις, άδειες χρήσης χώρου, και πρόσθετο εργατικό δυναμικό για τη διευθέτιση λειτουργίας / εξυπηρέτησης των καλεσμένων. Ο σωστός προϋπολογισμός και η διαφάνεια στις δαπάνες μπορούν να αποτρέψουν δυσάρεστες εκπλήξεις.
- Ύπαρξη εντόμων: Εκτός από την δυσφορία που προκαλούν οι ζεστές συνθήκες, τα κουνούπια και άλλα έντομα μπορούν να σας εκνευρίσουν. Όσο μεγαλυτέρος (σε έκταση) είναι ο υπαίθριος χώρος εκδηλώσεων τόσο πιο πιθανό είναι το ράντισμα να μην έχει γίνει σωστά ή λόγω κόστους να μην έχει καλύψει όλη την ωφέλιμη επιφάνεια και τελικά η μαγευτική εμπειρία, που σκοπεύετε να προσφέρετε στους καλεσμένους σας, να στιγματιστεί από την ύπαρξη ενοχλητικών εντόμων. Η συμβουλή μας είναι, σε κάθε περίπτωση, να έχετε μαζί σας ή να προσφέρε ένα αντικουνοπικό (ανά γκρουπ καλεσμένων).
2. Οι κλειστές / χειμερινές αίθουσες εκδηλώσεων
2.1. Πλεονεκτήματα εσωτερικών χώρων για καλοκαιρινή διοργάνωση
Οι εσωτερικοί χώροι διακρίνονται για χαρακτηριστικά που συμβάλλουν σημαντικά στη δημιουργία μιας πολυτελούς και εντυπωσιακής ατμόσφαιρας. Ο εντυπωσιακός φωτισμός, είτε πρόκειται για πολυελαίους είτε για σύγχρονα φωτιστικά συστήματα LED, προσφέρει τη δυνατότητα δημιουργίας μοναδικών σκηνικών που ταιριάζουν στην αισθητική της κάθε εκδήλωσης.
Επιπλέον, η ποιότητα και η ποικιλία των διαθέσιμων επίπλων, όπως κομψά καθίσματα, τραπέζια και άλλος εξοπλισμός, εξασφαλίζουν ένα υψηλότερο επίπεδο άνεσης και αισθητικής, ενισχύοντας την εμπειρία των παρευρισκομένων.
2.1. Πλεονεκτήματα κλειστών αιθουσών εκδηλώσεων για καλοκαιρινό εβεντ
Επιλέγοντας εσωτερικούς χώρους, μπορείτε να απαλλαγείτε από πολλές από τις προαναφερθείσες δυσκολίες / κακοτοπιές που παρουσιάζουν οι ανοιχτοί / θερινοί χώροι εκδηλώσεων, απολαμβάνοντας τα ακόλουθα πλεονεκτήματα:
Ελεγχόμενο Κλίμα
Σε έναν εσωτερικό χώρο εκδηλώεων δεν χρειάζεται να ανησυχείτε για την υπερβολική θερμότητα ή το ξέσπασμα ξαφνικών βροχών. Τα συστήματα κλιματισμού εξασφαλίζουν τη σταθερή άνεση τόσο για εσάς όσο και για τους καλεσμένους σας.
Λιγότεροι Περισπασμοί
Οι θόρυβοι και η δραστηριότητα σε δημόσιους εξωτερικούς χώρους συχνά αποσπούν την προσοχή. Με έναν εσωτερικό χώρο, έχετε καλύτερο έλεγχο στην ακουστική για την ατμόσφαιρα που δημιουργείτε.
Καλύτερες Υποδομές
Οι εσωτερικοί χώροι είναι συνήθως εξοπλισμένοι με όλες τις απαραίτητες ανέσεις – από τουαλέτες και κουζίνες μέχρι τεχνολογικό εξοπλισμό. Αυτό μειώνει την ανάγκη ενοικίασης πρόσθετων εγκαταστάσεων και δημιουργεί μια πιο ομαλή εμπειρία διοργάνωσης.
Επέκταση Ωραρίου Εκδήλωσης
2.3. Thessaloniki Urban Beer Festival - θερινή διοργάνωση σε κλειστές αίθουσες
Το πρώτο Urban Beer Fest στην Θεσσαλονίκη διοργανώνεται σε στοά όπου στεγάζονται θεματικές μπυραρίες, με γνώμονα να αποφευχθούν συνθήκες άστατου καιρού!
30 Μάη, έως 1 Ιούνη, αποκλειστικά Ελληνική μικροζυθοποιία, με παράλληλα events.
Dj sets, flash tattoo, workshops μπύρας, φαγητό, photobooth, merch και κυρίως πολύ και καλή μπύρα!
Πληροφορίες: https://www.instagram.com/urbanbeerfestival/
Όποια και αν είναι η περίστασή σας έχουμε μεριμνήσει για το σχεδιασμό σας όχι μόνο ως προς την δωρεάν αίτηση σε αίθουσες διοργανώσεων αλλά και στο να βρείτε έμπιστους εξωτερικούς συνεργάτες. Γνωρίστε τους επαγγελματίες φίλους μας, εδώ.