Πίνακας Περιεχομένου
H διοργάνωση εταιρικού πάρτυ, ως κατηγορία εκδήλωσης εντάσσεται στην εταιρική ψυχαγωγία, μια διεθνής στρατηγική των επιχειρήσεων προκειμένου μεταξύ άλλων, όπως εμπειρικές έρευνες έχουν καταδείξει, να καλλιεργηθεί το συνεργατικό πνεύμα μεταξύ των υπαλλήλων ή άλλων ενδιαφερόμενων μερών (αποκαλούμενων και ως stakeholders).
Στο παρόν άρθρο σάς εκθέτουμε τους παράγοντες που καλείστε να λάβετε υπόψιν σας καθώς και πρωτότυπες ιδέες προκειμένου να διοργανώσετε ένα εταιρικό πάρτυ που θα αφήσει εποχή και θα συζητιέται για πολύ καιρό.
Σε τι συνίσταται η εταιρική ψυχαγωγία
Ο τομέας των εκδηλώσεων που αφορά στην εταιρική ψυχαγωγία περιλαμβάνει ιδιωτικές διοργανώσεις από εταιρείες ή επιχειρήσεις οι οποίες απευθύνονται στο προσωπικό των εταιριών, τους πελάτες και τους ήδη υπάρχοντες ή δυνάμει επενδυτές.
Αυτές οι εκδηλώσεις ποικίλουν αναλόγως με τον αριθμό των συμμετεχόντων, τους σκοπούς της διοργάνωσής τους καθώς και τις ειδικές συγκυρίες υπό τις οποίες πραγματοποιούνται. Για παράδειγμα μπορεί να είναι συναντήσεις εκτός γραφείου, συσκέψεις, συλλογικές δραστηριότητες που ενισχύουν το συνεργατικό πνεύμα των υπαλλήλων, πάρτυ διακοπών ή ακόμη και ιδιωτικές συναυλίες.
Η κατηγορία των εταιρικών πάρτυ
Μια δημοφιλής κατηγορία εταιρικών εκδηλώσεων που φαίνεται να έχει αρκετή απήχηση ως επιλογή τόσο στους υπεύθυνους διοργανωτές όσο και στους συμμετέχοντες είναι τα εταιρικά πάρτυ. Αρχικά ο προγραμματισμός ενός διασκεδαστικού και επιτυχημένου εταιρικού πάρτυ μπορεί εκ πρώτης όψεως να σάς αποθαρρύνει αλλά ως διοργανωτές έχετε μια πρώτης τάξεως ευκαιρία για να αναδείξετε τις δεξιότητές σας στο σχεδιασμό, την ευρηματικότητά και την πρωτοτυπία σας.
Πότε η διοργάνωση εταιρικού πάρτυ μπορεί να θεωρηθεί επιτυχημένη
Δεδομένου ότι η διοργάνωση είναι μια πολυπαραγοντική διαδικασία, συχνά χρονοβόρα, θα πρέπει να προσδιορίσετε τα ζητούμενα σας ώστε να κατασταλλάξετε στην επιλογή του κατάλληλου χώρου διοργάνωσης. Η StageYourIdea πλατφόρμα απλοποιεί την διαδικασία αυτή προσφέροντας μια καινοτόμα λύση εξατομικευμένης αναζήτησης αιθουσών.
To είδος του εταιρικού πάρτυ
Καταρχάς θα πρέπει να προσδιορίσετε ποιος είναι ο σκοπός αυτής της εκδήλωσης. Εορτάζετε την κυκλοφορία ενός νέου προϊόντος ή υπηρεσίας; σκοπεύετε να ενισχύσετε το ηθικό των υπαλλήλων ή την εταιρική σας κουλτούρα; να προωθήσετε τις σχέσεις με άλλα προϊοντικά τμήματα ή με εξωτερικούς συνεργάτες;
Σε κάθε περίπτωση, επειδή ο σκοπός διαμορφώνει την ιδέα διοργάνωσης βάσει μιας επιθυμητής κοινωνικής εμπειρίας, δε θα πρέπει να υποσκελίσετε την αξία της αισθητικής σας επιλογής και τον αντίκτυπό της στο καθορισμό της συνολικής εμπειρίας των καλεσμένων.
Αίθουσα: "Κουβανέζικο Εστιατόριο σε Νεοκλασικό Κτίριο"
Για παράδειγμα μια θεματική αίθουσα με δυναμικό λατινοαμερικάνικο ύφος και γεύσεις Καραϊβικής όπως είναι το «Κουβανέζικο Εστιατόριο σε Νεοκλασικό Κτίριο», είναι σίγουρο ότι θα προετοιμάσει ευχάριστα τους συμμετέχοντες στο να καλοδεχτούν το νέο προϊόν ή την υπηρεσία σας.
Μελετήστε εις βάθος και κατανοήστε το κίνητρό σας για τη διοργάνωση της εταιρικής σας εκδήλωσης. Αφορά τον εορτασμό κάποιας ειδικής εποχής (Χριστούγεννα, Πάσχα, Αποκριές); Επιδιώκετε να ευαισθητοποιήσετε το κοινό ως προς την επωνυμία σας; Επιθυμείτε να εκδηλώσετε στους υπαλλήλους σας την εκτίμηση της επιχείρησης για την εργασία που παρέχουν;
Πολλές από τις πιο αξέχαστες εκδηλώσεις επικεντρώνονται σε μια εμπειρία – όπως για παράδειγμα οι συμμετέχοντες να βιώνουν μέσω μιας δράσης το ίδιο το προϊόν (διαδραστικό μαρκετινγκ / μαρκετινγκ εμπειρίας). Βεβαιωθείτε ότι το θέμα που επιλέγετε συμβάλλει θετικά σ’ αυτό που επιδιώκετε να επιτύχετε.
Η επιλογή ενός συναρπαστικού θέματος παρακινεί τους ανθρώπους να μιλήσουν για το πάρτυ και να προωθήσουν την εταιρική σας εκδήλωση. Αν, λόγου χάρη, επιλέξετε μια Αίθουσα όπως το «Ιταλικό Gastrobar στο Κέντρο της Πόλης» που εκπέμπει την ιταλική φινέτσα τόσο στην διακόσμηση όσο και στις γαστρονομικές του επιλογές μπορείτε να διαμορφώσετε μια θεματική που να εμπνέεται από την ιταλική κουλτούρα.
Βεβαιωθείτε ότι η θεματική ευθυγραμμίζεται με την ταυτότητα της επωνυμίας σας.
Μάθετε ποια είναι τα ενδιαφέροντα των συναδέλφων σας και επιλέξτε κάτι που θα τους εμπνεύσει ενώ παράλληλα θα τονιστεί η ταυτότητα της επωνυμίας που θέλετε να αναδειχθεί.
Ένας καλός τρόπος να τους κάνετε να αισθανθούν συμμέτοχοι της διαδικασίας επιλογής αλλά και να βοηθηθείτε ως προς την αναζήτηση της ιδανικής για εσάς αίθουσας είναι μέσω της StageYourIdea πλατφόρμας. Κατά τη διαδικασία της αναζήτησής σας, επιλέγοντας την ‘αποθήκευση’ των αιθουσών δημιουργείτε Συλλογές, ομαδοποιήσεις δηλαδή σύμφωνα με τις ανάγκες σας ή την αισθητική σας άποψη. Εντός των Συλλογών μπορείτε να προσκαλέσετε συνεργάτες οι οποίοι δύναται να ψηφίσουν (θετικά ή αρνητικά) τις αίθουσες που έχετε ξεχωρίσει.
Δημιουργήστε μία ή περισσότερες ‘Συλλογές‘ με τις αίθουσες που θεωρείτε πιο ταιριαστές ως προς την ταυτότητα της επωνυμίας σας και προσκαλέστε τους συναδέλφους σας να ψηφίσουν ανάμεσα στις εναλλακτικές που έχετε συλλέξει. Τα αποτελέσματα της συμμετοχικότητας (ψήφοι) θα είναι ορατά από τους ίδιους και η τελική σας απόφαση μπορεί να λάβει το -θετικό- πρόσημο μιας συλλογικής επιλογής.
Κατά την διαδικασία πρόσκλησης των συνεργατών, έχετε τη δυνατότητα να συμπεριλάβετε ένα μήνυμα ενημέρωσης τους για το αντικείμενο της ψήφου.
Θα μπορούσατε για παράδειγμα να τους ρωτήσετε ποια αίθουσα θεωρούν ότι αντανακλά τον χαρακτήρα της επωνυμίας ή την κουλτούρα της ομάδας σας.
Πως να εντοπίσετε την κατάλληλη Αίθουσα βάσει των αναγκών σας
Τώρα που έχετε το θέμα σας, το επόμενο πράγμα που πρέπει να αναζητήσετε είναι η τοποθεσία του εταιρικού σας πάρτυ. Τα κύρια πράγματα που πρέπει να λάβετε υπόψη στην επιλογή του χώρου διοργάνωσης ο οποίος θα το φιλοξενήσει είναι:
1. Χωρητικότητα
O χώρος διοργάνωσης ανταποκρίνεται στον αριθμό των καλεσμένων σας; Η απάντηση είναι σύνθετη και μπορεί να καταστεί τροχοπέδι στην διαδικασία αναζήτησης γιατί πέρα από τον ωφέλιμο χώρο υπάρχουν άλλοι παράγοντες που επηρρεάζουν τη δυναμικότητα των εξυπηρετούμενων ατόμων. Η χωρητικότητα είναι άρρηκτα συνδεδεμένη με την διάταξη των ατόμων εντός του χώρου διοργάνωσης. Μέσω του φίλτρου διάταξης ατόμων που προσφέρει η StageYourIdea πλατφόρμα μπορείτε να είστε βέβαιοι πως οι προδιαγραφές των προβαλλόμενων, στη Σελίδα Αναζήτησης, Αιθουσών επιτρέπουν τον ενδεδειγμένο σχηματισμό τους.
Έτσι αν πρόκειται για μια εκδήλωση εταιρικής ψυχαγωγίας ενδεχομένως η διάταξη τους να ενδείκνυται ως καθήμενοι σε μορφή δείπνου και να είναι αυτό που ψάχνετε ως προς τη χωρητικότητα των ατόμων. Αν πρόκειται για μια παρουσίαση προϊόντων τότε ίσως θα πρέπει να επιλέξετε τη διάταξη τύπου καμπαρέ ή θεατρικού στυλ ώστε όλοι οι καθήμενοι να έχουν καλή ορατότητα στο πλατό (παρουσίασης).
Έχουμε ετοιμάσει έναν πλήρη σχετικό οδηγό αν θέλετε να μάθετε περισσότερα για το ποια διάταξη ατόμων κρίνεται αρμάζουσα σύμφωνα με την επιθυμητή εμπειρία που θέλετε οι καλεσμένοι να αποκομίσουν από τη διοργάνωσής σας.
2. Τοποθεσία
Eίναι εύκολα προσβάσιμο, π.χ. για ταξί (θα πρέπει η οδός να είναι ονοματοδοτημένη ώστε να είναι εύκολα ανευρέσιμη) και μέσα μαζικής μεταφοράς (υπάρχει εγγύς στάση λεωφορείου); Θέλετε να είναι σε αστική ή σε αγροτική τοποθεσία; Διατίθεται παρκινγκ;
Στη StageYourIdea πλατφόρμα θα βρείτε όλες τις ερωτήσεις σας ως φίλτρα-κριτήρια αναζήτησης ώστε κατόπιν επιλογής τους από εσάς οι διαλογή των Αιθουσών να γίνεται βάσει των συγκεκριμένων αναγκών σας.
3. Εγκαταστάσεις
Είναι σύγχρονο και λειτουργικό; Μπορεί να χρειαστείτε εξοπλισμό για ομιλίες, παρουσιάσεις και ζωντανή ψυχαγωγία; Ανταποκρίνονται στον σχεδιασμό της διοργάνωσης και στις προσδοκίες σας; Aν ναι, μελετήστε προσεκτικά ποια από αυτά συμπεριλαμβάνονται στην τιμή διάθεσης του χώρου διοργάνωσης (ως παροχές του Αιθουσάρχη).
Η StageYourIdea πλατφόρμα σας επιτρέπει να πραγματοποιήσετε εικονικές επισκέψεις / περιηγήσεις ώστε να μελετήσετε τις λεπτομέρειες που εσείς επιθυμείτε ακριβώς σαν να επισκεπτόσασταν με φυσική παρουσία την εκάστοτε Αίθουσα. Εκμεταλλευόμενοι αυτήν την δυνατότητα μπορείτε να περιηγηθείτε εικονικά και να εξετάσετε τα χαρακτηριστικά του παρεχόμενου εξοπλισμού (κατάσταση χρήσης, απόσταση από τις πρίζες κλπ).
4. Ευελιξία
Μπορεί να προσαρμοστεί η Αίθουσα στις εκάστοτε ανάγκες σας κατά την διεξαγωγή του εταιρικού σας πάρτυ; Μελετήστε την ενότητα ‘Όροι’ ώστε να διαπιστώσετε αν σας επιτρέπεται παραδείγματος χάριν να επιμεληθείτε της διαρρύθμισης των επίπλων.
Θα κρίναμε επίσης σκόπιμο να ενημερώνεστε από την ενότητα ‘Τι περιλαμβάνεται’ για να διαπιστώσετε αν όλες οι ρυθμίσεις (π.χ. έπιπλα, τεχνικός εξοπλισμός) της Αίθουσας όπως προβάλλονται στις φωτογραφίες ή / και στην εικονική περιήγηση περιλαμβάνονται στην τιμή διάθεσης της. Σε διαφορετική συνθήκη μπορείτε να τα βρείτε διαβάζοντας διεξοδικά την ενότητα ‘Σχετικά με την Αίθουσα’ όπου ότι διατίθεται με κάποια επιπρόσθετη οικονομική επιβάρυνση αναφέρεται στην παράγραφο ‘Σημειώστε’.
4. Τροφοδοσία
Προτίθεστε οι συμμετέχοντες – καλεσμένοι της εταιρίας σας να καταναλώσουν φαγητά ή / και ποτά με παροχή από το χώρο ή έχετε σχεδιάσει να Φέρετε Τα Δικά σας φαγητά ή / και ποτά για την διεξαγωγή του εταιρικού γεγονότος;
Φροντίστε να ορίσετε τις προτιμήσεις στο φίλτρο προσδιορισμού της χρέωσης στη ‘Σελίδα Αναζήτησης’ και μην ξεχάσετε να αναφέρετε συγκεκριμένες προτιμήσεις στο πεδίο αναφοράς πριν την αποστολή του Δωρεάν Αιτήματος Κράτησής σας.
Για εκδηλώσεις με περιορισμένο αριθμό συμμετεχόντων, σάς προτείνουμε ένα τοπικό καφέ ή εστιατόριο. Εάν αναμένετε μεγάλη προσέλευση, τότε θα πρέπει να σκεφτείτε να νοικιάσετε έναν μεγαλύτερο χώρο διοργάνωσης όπως είναι η Αίθουσα «Μινιμαλιστικό Πολυτελές Bar με Θέα στη Θάλασσα» με πρωτοποριακή αρχιτεκτονική και ακαταμάχητη θέα.
Ένα πάρτυ με DJ στον χώρο ενός bar με εκκεντρικό χαρακτήρα όπως είναι η ‘’Πολυτελής Αίθουσα Βιομηχανικού Στυλ’’ είναι μια εξασφαλισμένη συνταγή για να απολαύσετε με τους συναδέλφους σας μια υπέροχη βραδιά.
Εάν επιθυμείτε να ευχαριστήσετε τους συνεργάτες σας, μια απόδραση σε μια κλασική pub όπως είναι η Αίθουσα «Κλασική Pub με Σύγχρονο Χαρακτήρα», η οποία τηρεί τα πρότυπα των ιρλανδικών pub με μεγάλη ποικιλία από βαρελίσιες μπύρες και λουκούλλεια γεύματα, μπορεί να καταστεί μια υπέροχη ιδέα για την οικοδόμηση του ομαδικού πνεύματος.
Ο έγκαιρος προγραμματισμός ενός εταιρικού πάρτυ είναι καίριας σημασίας για την επιτυχή διεξαγωγή του καθώς μειώνονται τυχόν αβλεψίες που θα προέκυπταν σε περίπτωση μιας βεβιασμένης διοργάνωσης.
Καθορίστε τον προϋπολογισμό
Στην κορυφή της επείγουσας και σημαντικής λίστας σας θα πρέπει να είναι ο καθορισμός του προϋπολογισμού και η ορθή κατανομή του.
Στην StageYourIdea πλατφόρμα μπορείτε να φιλτράρετε τους χώρους διοργανώσεων βάσει του τύπου χρέωσης και να διαπιστώσετε μέσω συνδυαστικής εισαγωγής της ημέρας και ώρας το ακριβές ποσό χρέωσης για την ημερομηνία που θέλετε.
Αν επιθυμείτε να νοικιάσετε απλά την Αίθουσα (για να φέρετε πιθανώς υπηρεσίες από εξωτερικούς συνεργάτες) επιλέξτε την χρέωση με την ‘Ημέρα / Ώρα’. Αν όμως θέλετε η τιμή χρέωσης να είναι με καταναλώση φαγητών ή / και ποτών τότε επιλέξτε είτε την ‘Ελάχιστη Κατανάλωση’ ή τη ‘Χρέωση ανά Άτομο’. Η διαφορά των τελευταίων δύο περιπτώσεων έγκειται στο ότι η ελάχιστη κατανάλωση αφήνει το περιθώριο να μην χρεωθείτε μιας και ο κάθε καλεσμένος καλείται να πληρώσει ανεξάρτητα για το μερίδιο κατανάλωσής του ενώ με τη χρέωση ανά άτομο θα κληθείται να προκαταβάλετε το συνολικό ποσό για όλους τους καλεσμένους σας.
Είθισται για εταιρικές διοργανώσεις να προτιμάται η χρέωση κατά άτομο διότι οι επωνυμίες παρέχουν τον προϋπολογισμό σας.
Μουσική
H μουσική στο πλαίσιο μιας διοργάνωσης ασκεί μεγάλη επίδραση στην συμπεριφορά και την διάθεση των καλεσμένων.
Μπορείτε να προσλάβετε έναν DJ ή μια μπάντα που θα παίζει ζωντανή μουσική ή να δημιουργήσετε μια λίστα αναπαραγωγής σύμφωνα με τα γούστα των καλεσμένων σας. Ό, τι κι αν αποφασίσετε να κάνετε, φροντίστε να αξιοποιήσετε στο έπακρο τα φίλτρα αναζήτησης της StageYourIdea πλατφόρμας για να βεβαιωθείτε ότι οι επιθυμίες σας συνάδουν με τους κανονισμούς του εκάστοτε Αιθουσάρχη.
Στην ενότητα ‘Σχετικά με την Αίθουσα’ στην παράγραφο ‘Σημειώστε’ σας αποκαλύπτεται πολλές φορές το αν μπορείτε να προσθέσετε στο αίτημα κράτησή σας, έναντι αντίστοιχης επιπλέον χρέωσης, μουσικούς οι οποίοι είναι προτεινόμενοι συνεργάτες του Αιθουσάρχη. Επιλέγοντας αυτή την εκδοχή θεωρούμε πως εξοικονομείτε χρόνο από τη διοργάνωσή της εκδήλωσής σας. Ένας εξωτερικός Dj χρειάζεται περισσότερο χρόνο ως προετοιμασία για την εγκατάσταση του εξοπλισμού του σε Αίθουσα που δεν έχει ποτέ επισκεφτεί.
Αν παρά ταύτα προτίθεστε να Φέρετε Τον Δικό σας Dj, καλό θα ήταν να ελέγξετε αν υφίσταται περίοδος χάριτος προετοιμασίας / αποχώρησης – ο χρόνος που παρέχεται για την εγκατάσταση και αποκατάσταση (συνεργατών) σας – και τι χρονικό περιθώριο ακριβώς έχετε στην διάθεσή σας.