Πίνακας Περιεχομένου
Ποια είναι τα απαραίτητα βήματα για να καταστεί επιτυχημένη μια διοργάνωση συναυλίας ή ενός μουσικό event; Για εγγυημένη επιτυχία του live σας, δεν έχετε παρά να διαβάσετε τον παρακάτω οδηγό διοργάνωσής του, που περιγράφει με απλά λόγια όλα τα απαραίτητα στάδια σε αυτήν τη διαδρομή και προτείνει έξυπνες ιδέες ή και λύσεις σε πιθανά προβλήματα.
1. Η αρχική έμπνευση
Πόλη των τεχνών και των δημιουργών είναι η Θεσσαλονίκη μας, καθώς βρίθει από καλλιτέχνες που παράγουν το δικό τους πολιτιστικό προϊόν. Ιδίως οι μουσικές μπάντες έχουν την τιμητική τους, καθώς φαίνεται ότι το μουσικό ταλέντο… ρέει άφθονο.
Η αρχική έμπνευση ενός στίχου ή μια μελωδίας που θα ταξιδέψει ή θα συντονίσει χιλιάδες κόσμο με τον καλλιτέχνη του είναι η μαγική αρχή. Όμως, πρέπει να ακολουθηθούν προσεκτικά τα παρακάτω βήματα, προκειμένου να επικοινωνηθεί το τραγούδι σε όσο το δυνατόν μεγαλύτερο κοινό, να το γνωρίσει ο κόσμος και έτσι να το αγαπήσει.
Για τους περισσότερους δημιουργούς, λοιπόν, η ημέρα υλοποίησης της εκδήλωσης είναι μόνο η κορυφή του παγόβουνου – το υπόλοιπο 90% είναι ο αγχωτικός σχεδιασμός και η οργάνωση, η υπερπροσπάθεια δηλαδή, που καταβάλεται και παραμένει αθέατη από το κοινό!
2. Γνωρίστε το κοινό το οποίο στοχεύετε να προσελκύσετε
Πρώτα απ’ όλα, πρέπει να δώσετε απάντηση στην ερώτηση: σε ποιον απευθύνεστε με την συγκεκριμένη συναυλία; Προφανώς, αυτό σχετίζεται με το είδος της μουσικής σας αλλά όχι μόνο με αυτό. Η ηλικία και οι περιοχές που ζουν οι φαν σας, είναι δύο ακόμη πολύ σημαντικά στοιχεία της ταυτότητάς τους.
Αν σχεδιάζετε τη πρώτη σας διοργάνωση ή το budget σας είναι μικρό για να αποπειραθείτε μιας γεωγραφικής στόχευσης, τότε η επιλογή του “κέντρου” της πόλης είναι το λιγότερο ριψοκίνδυνο σενάριο τοποθεσίας καθώς αποτελεί ανέκαθεν σημείο συνάντησης όλων των κοινωνικών ομάδων.
3. Καθορίστε τους στόχους της συναυλίας σας
Ο καθορισμός των στόχων σας από νωρίς μπορεί να βοηθήσει στη διαμόρφωση του υπόλοιπου προγραμματισμού της συναυλίας. Σκεφτείτε ποιο είναι το μέγεθος του κοινού που θέλετε να προσελκύσετε αλλά και ρεαλιστικά θα μπορούσατε να έχετε, έτσι ώστε να κατασταλάξετε στην επιλογή της αίθουσας για τη διοργάνωση συναυλίας αλλά και της κατάλληλης στρατηγικής μάρκετινγκ που πρέπει να ακολουθήσετε, η οποία θα σας εξασφαλίσει την επιτυχία.
4. Αξιοποιήστε την εμπειρία επανηλειμμένων διοργανώσεων
Η επανεξέταση αυτών των στόχων μετά από δέκα μουσικές εκδηλώσεις ή συναυλίες θα αποκαλύψει το τι λειτουργεί και τι όχι. Έτσι, θα μπορέσετε ν’ αναπροσαρμόσετε τους στόχους σας κατάλληλα, ώστε να έχετε σίγουρη επιτυχία.
5. Προϋπολογισμός
Εάν έχετε θέσει έναν στόχο καθαρού κέρδους που θέλετε να επιτύχετε από την εκδήλωση, θα πρέπει να εξετάσετε τον τρόπο με τον οποίο θα καταρτίσετε τον προϋπολογισμό, ώστε ο στόχος αυτός να είναι εφικτός.
Καταρτίστε έναν κατάλογο με όλα τα πιθανά σας έξοδα, όπως π.χ: Μίσθωση αίθουσας, αμοιβές συνεργατών καλλιτεχνών, ενοικίαση εξοπλισμού, μισθοί υπόλοιπου προσωπικού, ασφάλιση, catering (αν υπάρχει), μάρκετινγκ/προώθηση.
6. Επιλογή της αίθουσας διεξαγωγής της συναυλίας
Η επιλογή της κατάλληλης αίθουσας είναι μία από τις σημαντικότερες πτυχές του σχεδιασμού ενός μουσικού live. Βεβαιωθείτε ότι οι υποψήφιοι χώροι διοργάνωσης είναι κατάλληλοι. Οι παράγοντες που θα το κρίνουν αυτό είναι:
α) η διάταξη των τραπεζοκαθισμάτων (αν θεωρείτε πως η οπτική επαφή είναι ουσιώδης),
β) η αναγκαιότητα ή όχι για σκηνή (stage),
γ) η ακριβής θέση ή ο ακριβής προσανατολισμός της σκηνής σε σχέση με την υπόλοιπη αίθουσα,
δ) η ύπαρξη μπαρ και το μήκος του (ναι, η άνεση προσμετράται από το κοινό σας),
ε) η ύπαρξη γκαρνταρόμπας,
στ) τεχνικές εγκαταστάσεις ήχου, φωτισμού ή άλλες,
ζ) μέγεθος αίθουσας – μια μικρής έκτασης συναυλία σε μια μεγάλων διαστάσεων αίθουσα ενδεχομένως να αφήσει στο κοινό την εντύπωση πως δεν υπήρξε απήχηση επηρρεάζοντας την εμπειρία τους και λειτουργώντας ως αποτρεπτικός παράγοντας για την επόμενη εμφάνισή σας.
Πολλές φορές οι διοργανωτές συναυλιών επιλέγουν μεγάλες αίθουσες με την σκέψη ότι είναι καλό να υπάρχει άπλετος χώρος σε περίπτωση μεγαλύτερης (των προσδοκιών) προσέλευσης ωστόσο, πλην λίγων εξαιρέσεων (π.χ. συνεργασία με κάποιον άλλο γνωστό μουσικό), το αποτέλεσμα καλλιεργεί την εντύπωση αραιωμένης συγκέντρωσης.
η) Τοποθεσία – είναι εύκολη η πρόσβαση; Υπάρχουν δημόσιες θέσεις στάθμευσης;
Η αναζήτηση αυτής της ιδανικής αίθουσας που θα «φιλοξενήσει» το μουσικό σας live μπορεί να γίνει πιο εύκολα από ποτέ στην StageYourIdea πλατφόρμα. Δεν έχετε παρά να εισάγετε την δραστηριότητα (‘Συναυλία’) για την οποία ενδιαφέρεστε να προβείτε σε κράτησης και ποικιλία επιλογών θα ανοιχτούν προς διερεύνηση μπροστά σας. Σε κάθε καταχώριση θα βρείτε δυνατότητα τρισδιάστατης περιήγησης, όπου μπορείτε να επισκεφθείτε εικονικά την αίθουσα σαν να βρίσκεστε εκεί.
Μπορείτε, μάλιστα, να συγκεκριμενοποιήσετε ακόμη περισσότερο την αναζήτησή σας, ανάλογα με τις ανάγκες σας, μέσω των εξειδικευμένων φίλτρων αναζήτησης κι έτσι να εστιάσετε μόνο σε αίθουσες, οι οποίες, για παράδειγμα, βρίσκονται κοντά σε στάση λεωφορείου ή όπου σας επιτρέπεται η πώληση εισιτηρίων για την διοργάνωσή σας. Ακόμη ένα σημαντικό φίλτρο για ένα διοργανωτή συναυλιών είναι αυτό που εμφανίζει τις αίθουσες που μπορούν να παίζουν δυνατά μουσική μετά τα μεσάνυχτα.
Όλα τα αιτήματα που στέλνετε από την StageYourIdea πλατφόρμα είναι δωρεάν, οπότε δεν έχετε κανέναν λόγο για να μην αποπειραθείτε να προσεγγίσετε τους Αιθουσάρχες τους.
7. Κατάλογος ελέγχου
Έχοντας όλα τα παραπάνω κατά νου, φτιάξτε έναν κατάλογο ελέγχου με όλα τα άτομα που μπορείτε να προβλέψετε ότι θα χρειαστείτε για να οργανώσετε την εκδήλωση.
Ένας κατατοπιστικός οδηγός που μπορεί να σας βοηθήσει ως προς τα άτομα – κλειδιά που (πιθανώς και στη δική σας περίπτωση) χρειάζονται για μια επιτυχημένη διοργάνωση συναυλίας είναι αυτός.
8. Τιμολογήστε τα εισιτήριά σας
Τώρα που έχετε καθορίσει τον προϋπολογισμό και το κέρδος-στόχο σας, μπορείτε να εξετάσετε την τιμή που μπορείτε να χρεώσετε για τα εισιτήρια της εκδήλωσής σας. Η εμπειρία δείχνει ότι είναι ελκυστικό να προσφέρονται διαφορετικές επιλογές εισιτηρίων στο κοινό, όπως τα εκπτωτικά εισιτήρια early bird. Μάλιστα, ένα μοντέλο κλιμακωτής τιμολόγησης ίσως να είναι το πλέον κατάλληλο για την σημερινή εποχή.
9. Μάρκετινγκ και προώθηση
Έχετε καταρτίσει τον προϋπολογισμό σας, έχετε επιλέξει την αίθουσα (μέσω της StageYourIdea πλατφόρμας), το προσωπικό και τους μουσικούς σας και τώρα απλά χρειάζεστε κόσμο για να έρθει.
Τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης και η διαφήμιση με φυλλάδια σε στοχευμένες περιοχές είναι δοκιμασμένες μέθοδοι προώθησης. Και σε αυτό το σημείο, η επιλογή της κατάλληλης αίθουσας – αν έχει γίνει με σωστά κριτήρια – θα σας φανεί πολύτιμη, καθώς πολλές αίθουσες στη Θεσσαλονίκη έχουν το δικό τους πιστό κοινό, που ενημερώνεται για τα live που διοργανώνονται εκεί. Αναρτώντας αφίσες, λοιπόν, σε στρατηγικά σημεία της εν λόγω αίθουσας αλλά και σε άλλα σημεία της πόλης δέκα με δεκατέσσερις μέρες περίπου πριν την διεξαγωγή της, εξασφαλίζετε – έως ένα σημαντικό βαθμό – την προβολή της, με πολύ μικρό κόστος.
Ακόμη τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης της αίθουσας μπορούν να σας βοηθήσουν πολύ στην προβολή της. Μην ξεχνάτε, ότι υπάρχουν Αιθουσάρχες έμπειροι στην πόλη, που έχουν διατελέσει οι ίδιοι και διοργανωτές συναυλιών, με πολύ ενεργή παρουσία στα social media. Εσείς απλά χρειάζετε να τους το ζητήσετε, κάτι πολύ εύκολο μιας και με την αποστολή του δωρεάν αιτήματος σας εκείνοι έχουν έναν ορισμένο χρόνο απόκρισης στις ερωτήσεις σας.
Αν αναζητήσετε και εντοπίσετε την αίθουσα που διαθέτει κοινή ταυτότητα με τη δική σας για να διοργανώσετε εκεί το live σας, θα βγείτε διπλά κερδισμένοι. Το διπλό αυτό κέρδος έγκειται στο γεγονός ότι το πιστό κοινό, οι θαμώνες της αίθουσας, μπορούν να γίνουν και δικοί σας fan ή followers, αφού θα σας ‘ανακαλύψουν’ σε οικείο για αυτούς περιβάλλον και ουσιαστικά εκτός από το γεγονός ότι θα μοιράζεστε την ίδια μουσική γλώσσα θα υπάρξει μία ταύτιση των αισθητικών σας προτιμήσεων. Έτσι, μπορείτε να διευρύνετε σημαντικά το κοινό σας και ν’ αυξήσετε τη δυναμική απήχηση της μπάντας σας.